الأرشفة الإلكترونية داخل برنامج حسابات Voko ERP ، يوجد فى شركة غرفة تحمل اسم ” الأرشيف” تحتوي هذه الغرفة بداخلها على كل الملفات القديمة للشركة سواء كانت بيانات تخص العمل أو الموظفين ولكن قد مر على هذه البيانات وقت طويل حتى أنها لم تعد مُستخدمة فيتم نقلها إلى الأرشيف لحين العودة لها لأى ظرف، لذا أصبح لا يمكن الاستغناء عن الأرشفة الإلكترونية داخل برنامج حسابات Voko ERP.
عيوب الأرشفة بالطرق القديمة
أرشفة البيانات بالطريقة السابقة أى خلال ملفات ورقية من الطرق التقليدية القديمة التى كانت موجودة قبل ظهور أنظمة ERP لا تصلح للاستخدام هذه الأيام فهناك بيانات هامة قد تتواجد داخل هذه الملفات وبالطبع فرصة ضياعها كبيرة جداً فهي مُسجلة فى أوراق قد تتلف أو يتم ضياعها وبالتأكيد إذا للمستندات الورقية ضياع أو تلف فلا تتمكن من جلب البيانات الموجودة بداخلها مرة أخرى.
الأرشفة الإلكترونية داخل برنامج حسابات Voko ERP
تأتي الأرشفة الإلكترونية داخل برنامج حسابات فوكو ERP بديلاً عن الأرشفة بالطرق القديمة التى تُزيد من احتمالية فقدان البيانات الهامة، وقد بدأت خاصية الأرشفة الإلكترونية بالتطور تدريجياً فمثلا فى الماضي فى بداية استعمالها كان يتم حفظ البيانات فى برامج إلكترونية تقليدية تعمل من خلال الحساب الآلي مثل برنامج الـ ورد ، والأكسيل، …. الخ، ولكن حتى هذه البرامج لم تضمن للمستخدم عدم فقدان البيانات فهي قد تقوم بمسح البيانات عند انقطاع الكهرباء بشكل مفاجئ قبل أن تقوم بعملية الحفظ، وأيضاً لا توفر للمستخدم سهولة فى الوصول إلى البيانات فعندما يزداد عدد الملفات يُصبح من الصعب الوصول لملف بعينه وقد تستغرق عملية البحث وقتاً كبيراً، ولكن تم حل هذه المشكلات من خلال الأرشفة الإلكترونية داخل برنامج حسابات Voko ERP التي جمعت كل عيوب الوسائل القديمة وقامت بتجنبها ووضعت حلول لمشكلات الملفات الورقية والبرامج الإلكترونية القديمة.
مميزات الارشفة الإلكترونية
تتم الأرشفة الإلكترونية حديثاً داخل برنامج حسابات فوكو ERP حيث تقوم هذه البرامج بحفظ البيانات القديمة لأطول فترة حتى يقوم المستخدم مسحها بنفسه فلا يتم إزالة أى منها مهما كثُرت كميتها، الأرشفة الإلكترونية الموجودة فى برنامج ERP لها عدة إيجابيات أبرزها:-
- يستطيع المستخدم الوصول للبيانات المطلوب الرجوع إليها بدون استنفاذ وقت طويل.
- البيانات التى يتم ارشفتها يتم تصنيفها بشكل منفرد وترتيبها بعدة طرق فقد يتم ترتيبها وفقاً للحروف، أو وفقاً لزمن وتاريخ تسجيلها سواء كان من الأقدم للأحدث أو العكس.
- كما يمكنك وضع مجموعة من الملفات تحت تصنيف معين.
- يتمكن صاحب المؤسسة التحكم فى صلاحية الموظفين الذين يتحكمون فى الملفات المؤرشفة سواء كان مشاهدتها، إضافة أو حذف إحداها.
الفرق بين الارشفة الإلكترونية وعملية النسخ الإحتياطي
لايعلم الكثير من الناس أن هناك اختلاف بين عملية الأرشفة الإلكترونية داخل أنظمة ERP و خاصية النسخ الإحتياطي لا ننكر ان هناك تشابه كبير بينهما لكن ايضاً بينهما اختلافات فمثلا:-
- الأرشفة عملية يقوم بها المستخدم تهدف لحفظ بيانات لا يتم استعمالها بصفة مستمرة لكن لا يريد المستخدم حذفها خشيةً من احتياجه إليها فيما بعد فيستطيع حينها الوصول إليها بسهولة.
أما
- خاصية النسخ الإحتياطي تُمكن المستخدم من حفظ نسخة من بياناته بشكل إحتياطياً حتى إذا تم مسحها عن طريق الخطأ يلجأ حينها لتلك النسخة الإحتياطية، ويتم استعمال تلك البيانات التى قام المستخدم بحفظ نسخة منها بشكل مستمر لذا لا ينبغي فقدانها، أما بالنسبة لسهولة إجراء العملية نفسها فتكون عملية النسخ الإحتياطي بالطبع أسهل من عملية الأرشفة.
ملحوظة
تتم عملية النسخ الإحتياطي بواسطة استخدام بريد الكتروني يتم حفظ نسخة من البيانات عليه، ولكن الارشفة الإلكترونية يتم حفظ البيانات المتواجدة فيها خلال قاعدة بيانات ضخمة داخل برنامج ERP تضم كثير من الملفات.
نتمني أن نكون قد افدناكم مع كل الحب والتقدير
مع تحيات شركة بيزنس فورس
أنظمة Voko ERP
اترك تعليقاً