أهمية نظام حسابات Voko في إدارة مصانع الورق
يقـوم نظام Voko ERP، نظام إدارة المصانع والإنتاج، بالتحول الرقمي لإدارة مصانع إعادة تدوير وقص الورق وأتمتة دورتها المستندية من الحسابات والمخازن والمبيعات والمشتريات والاستيراد مرورًا بالإنتاج والتصنيع والجودة والفرز إلى إدارة الموارد البشرية حتى تسليم المنتج النهائي للعميل بالجودة المطلوبة. وتتم معالجة البيانات والعمليات في كافة إدارات الشركة في نظام محاسبي وإداري واحد، وإعداد التقارير والمعلومات التي تبين فعالية وكفاءة سير العمل في الإدارات المختلفة. وتوفر المعلومات والمؤشرات الدقيقة في الوقت المناسب لسرعة اتخاذ وصنع القرار.
كما أن هناك أهمية لأنظمة VOKO ERP في التحول الرقمي لصناعة الورق. تساهم هذه الأنظمة في عدة جوانب، بما في ذلك تقليل الوقت اللازم لتنفيذ العمليات وتقليل نسبة الهدر في الوقت والجهد والخامات. تعمل الأنظمة على سرعة اكتشاف الأخطاء وإصلاحها، وتمكين اتخاذ قرارات أكثر حكمة بالاعتماد على الأرقام والمعلومات الدقيقة التي يتم استخراجها من البرنامج. كما يساهم نظام إدارة المصانع والإنتاج في تحسين كفاءة الخدمات والمنتجات وزيادة هامش الربحية من خلال تقليل التكلفة الفعلية للمنتج النهائي. بالإضافة إلى ذلك، يتيح النظام وضع آلية عمل لكل قسم ليؤدي دوره بشكل صحيح وسريع لخدمة باقي الأقسام التي تسبقه والتي تليه. ومن خلال ترابط وتكامل جميع الأقسام في منظومة إدارية واحدة، يتم تسهيل تدفق العمل بين الإدارات ويتيح الحصول على المعلومة في ثوانٍ معدودة.
مميزات برنامج حسابات VOKO لإدارة مصانع الورق
مشتريات الدشت
تعتبر مرحلة شراء الدشت من أهم المراحل في صناعة الورق، حيث يعد الدشت الخامة الرئيسية في هذه الصناعة. ولاحكام عملية الرقابة ، يتم ربط ميزان البيسكول بنظام إدارة المصانع والإنتاج ، حيث يقوم النظام بتسجيل الوزنة الأولى والثانية بشكل تلقائي دون أي تدخل بشري، مما يقلل من الخطأ ولا يدع مجالًا للشك في نتائج الوزن. بالإضافة إلى ذلك، يتم ربط كاميرات المراقبة مع النظام، حيث يتم حفظ لقطة الكاميرا بمجرد تسجيل قراءة الميزان، وتظهر السيارة ورقمها، مما يمنع التلاعب في الوزن ويضمن سلامة العملية.
اذن تسليم المنتج التام
يحقق نظام إدارة المصانع والإنتاج أقصى قدر من الرقابة من خلال ربط أذونات التسليم بوزنة المبيعات، لضمان تطابق الكميات المصروفة مع كميات أذن الصرف. وفي حالة وجود أي خلل بين ميزان البيسكول ووزن البكرات، يتم إيقاف عملية التسليم حتى يتم الفحص والمراجعة. بالإضافة إلى ذلك، يتم تسهيل عملية الصرف من خلال قراءة الباركود الخاص بكل بكرة، وذلك لتقليل تدخل العنصر البشري.
الفحص فرز الدشت
بعد عملية الوزن على الميزان البيسكول، يتم فحص الدشت لتحديد جودته وعمل خصومات على السعر والكمية على المشتريات. حيث يتم ربط الوزنة بشكل تلقائي مع فاتورة المشتريات بناءً على الأسعار والكميات والخصومات الموجودة بالوزنة، ويتم تنفيذ عمليات الحسابات والتسجيلات بشكل دقيق وموثوق به من خلال نظام إدارة المصانع والإنتاج.
تكلفة المنتج التام
يتيح لك نظام إدارة المصانع والإنتاج معرفة تكلفة كل أمر إنتاج بسهولة ودقة. يتم ذلك من خلال تحميل تكاليف التشغيل المباشرة، مثل تكلفة الدشت والكور ومستلزمات الإنتاج، وتكلفة الغاز والمياه والكهرباء لكل طن إنتاج تام (بكر). بالإضافة إلى ذلك، يتم تحميل التكاليف غير المباشرة، مثل المصروفات العمومية والإدارية وتكلفة صيانة خط الإنتاج وقطع الغيار. كما يتيح لك النظام استخراج تقارير يومية ورسوم بيانية للمقارنة.
يتم تحديد قائمة خامات لكل منتج من منتجات الورق عن طريق نظام إدارة المصانع والإنتاج. يتم فيها تحديد كميات الدشت المطلوبة والكيماويات والكور المستخدمة. يمكن للنظام أيضًا تحديد معادلة صرف الدشت والكيماويات لكل طن من المنتجات التامة، مع إمكانية تغيير هذه المعدلات بسهولة وفي أي وقت.
متابعة العملية الانتاجية
في مرحلة التنفيذ الفعلي وهي مرحلة الإنتاج، يتم صرف الخامات المطلوبة للإنتاج باستخدام نظام إدارة المصانع والإنتاج. يتم تنبيه مسؤول المخازن بناءً على قائمة الخامات ومعادلة إنتاج الشيت لصرف الخامات اللازمة. بالإضافة إلى ذلك، يتم تحديد عناصر الخامات المنصرفة والخامات التي لم يتم صرفها، بالإضافة إلى تسجيل جميع التكاليف المرتبطة بأمر الإنتاج. يتم توليد تقرير صالة الإنتاج، الذي يوضح الوقت الفعلي للإنتاج وكمية الإنتاج، للتعرف على مدى الانحرافات في الوقت والخامات المنصرفة. وبالتالي، يمكننا تحقيق مراقبة وسيطرة على التكلفة من أجل تعظيم الربحية
تخطيط انتاج البكر
بعد تجميع طلبات البيع من العملاء، يتم استخدام نظام إدارة المصانع والإنتاج لتحديد الطلبيات التي ستدخل حيز التنفيذ. يتم ذلك بناءً على المقاسات والجرامات المطلوبة، باستخدام معلومات عرض ماكينة الإنتاج.
تكويد الاصناف وتهيئة المخازن
توافق نظام VOKO مع طبيعة مخازن الورق حيث يتـم تصنيف الـورق من حيـث طبيعته سـواء كان بكر او شيتات بالاضافة الى تحديد عائلات الورق المختلفة من طبع, برسـتول كوشية, دوبلكس …. الخ بالاضافة الى تصنيف كل نوع على حسـب الجرام والطول والعرض وبلد المنشأة مما يمكننا من استخراج تحليلات وتقارير تفصيلية.
تكويد الرول وقص البكر
من أهم مراحل الإنتاج هي مرحلة التكويد، ويتم فيها تحديد الرول الخاص بالإنتاج لتحديد وزن البكرة قبل القص، وذلك لتمكيننا من حساب نسبة الهالك بعد القص. يتم تسجيل وزن البكرة تلقائيًا من ميزان الطلبية، دون أي تدخل بشـرى ، وذلك لمنع حدوث أخطاء في تسجيل الوزن. بعد مرحلة القص، يتم منح البكرة كودًا خاصًا لا يتكرر، يحمل جميع بيانات البكرة مثل اسم الصنف والجرام والمقاس والوزن وبيانات التشغيلة والوردية وكل بيانات الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك، يتيح نظام إدارة المصانع والإنتاج إمكانية تكويد البكرة بواسطة الباركود العالمي في حالات التصدير.
تتبع عملية البيع
يبدأ نظام إدارة المصانع والإنتاج بتتبع كامل لعملية البيع، بدءًا من تسجيل عروض السعر وتتبع كل منها، ومعرفة ما إذا تم تنفيذ هذا العرض أم لا، وتحديد أسباب عدم التنفيذ. كما يوفر النظام إمكانية معرفة عدد العروض التي تم رفضها وقيمتها وأسباب رفضها. يمكنك من خلال ذلك تقييم سياساتك البيعية , الخطوة الثانية هي تحويل عروض الأسعار إلى أوامر بيع فعلية. وهنا يوفر النظام معلومات تفصيلية حول رصيد المخزن، مما يمكنك من التحقق مما إذا كان الرصيد المخزني يتيح لك تنفيذ أمر البيع أم لا. يساعدك ذلك على التحقق من قدرتك على تلبية أي احتياجات أو اتفاقات مع عملائك.
طلبـات البيـع
مرحلة تجميع الطلبيات من العملاء تعد جزءًا هامًا في نظام إدارة المصانع والإنتاج. يتم في هذه المرحلة إدخال طلبات العملاء المتعددة من مجموعة متنوعة من الأصناف، مع تحديد الجرامات والمقاسات والأوزان والأعداد المطلوبة. يتم التأكد من توفر الكميات المطلوبة في مخزن المنتجات التام وحجزها لفترة محددة للتأكد من عدم استخدامها في طلبيات أخرى. وانشاء امر الإنتاج بالمتبقي من الطلبية ولا يوجد رصيد له بالمخزن.
معادلة انتاج الشيت
باستخدام نظام إدارة المصانع والإنتاج، يمكنك أيضًا إنشاء أمر بيع للتصنيع للأصناف التي لا تتوفر لديك جاهزة، وذلك على شكل شيتات مقصوصة، ولكنها متوفرة على شكل بكر. يوفر النظام معلومات حول رصيد البكر ويقيِّم ما إذا كان بإمكانك إنتاج الكميات المطلوبة من الشيتات، وذلك بفضل وجود معادلة تحويل الشيتات إلى بكر.
الربط والتكامل مع الموازين
يتميز نظام إدارة المصانع والإنتاج بإمكانية الترابط والتكامل مع مختلف أنواع موازين البيسكول. يتم استخدام هذه الموازين لقياس وزن المشتريات المختلفة ووزنة المبيعـات لربطها باذون الصرف وكذلـك موازين الطبلية لتحديد وزن البكرات المنتجه.
تخطيط انتاج المقص
بناءً على أوامر البيع المطلوبة للتصنيع، يقوم نظام إدارة المصانع والإنتاج بتحديد خطة الإنتاج المطلوبة وتحديد توقيتات الإنتاج استنادًا إلى مواعيد التسليم. يقوم النظام أيضًا بحساب الكميات المطلوبة من البكرات التي يجب صرفها من المخازن بشكل تلقائي وتوجيهها إلى صالة الإنتاج.
مشتريات واستيراد البكر والشيتات
يتيح لك نظام إدارة المصانع والإنتاج مثل VOKO تخطيط ومتابعة احتياجاتك من خلال إنشاء خطة مشتريات تعتمد على متوسط دوران البضاعة. يمكنك تحديد كميات الشحنات اللازمة للاستيراد من الورق، سواء كانت بكرات أو شيتات جاهزة للقص, يوفر النظام أيضًا تتبعًا للشحنة عبر مراحلها المختلفة، من لحظة الطلب من المورد حتى وصول الشحنة إلى المخازن. كما يتم إنشاء أرشيف كامل يحتوي على صور من مستندات الاعتماد المختلفة، ويتم تسجيل جميع بيانات الشحنة ومتابعة وصول مستندات الشحنة للبنك. بالإضافة إلى ذلك، يتم تسجيل المصروفات المتعلقة بالاعتماد بمختلف العملات الأجنبية، ويتاح لك تحميل مصروفات محددة على صنف معين، مما يسمح لك بحساب تكلفة كل صنف في الشحنة بعد تحميله بالمصروفات المختلفة.
