يُعد مجال إدارة الأعمال من المجالات الواسعة التي تشمل العديد من الفروع، بما في ذلك العمليات التجارية والتسويق والمحاسبة والمالية والمشروعات وتنفيذ القرارات، بالإضافة إلى الإشراف عليها، وهي من الإدارات المتعارف عليها على نطاق واسع، ويوجد العديد من الأنظمة بهذا المجال منها نظام ERP، ويجب على إدارة المؤسسات معرفة ما هو نظام ERP.
ما هو نظام ERP
وهو اختصار لمصطلح Enterprise Resource Planning على أنه نظام تخطيط موارد المؤسسات، حيث يعمل ذلك البرنامج على إدارة وتنظيم العمليات التجارية، وهو يحتوي على العديد من التطبيقات المتكاملة التي تساعد المؤسسات عل إدارة الأعمال.
ويُقدم System ERP العديد من الخدمات والوظائف التي تتعلق بمجالات الخدمات والموارد البشرية والتكنولوجيا، ويقوم النظام بدمج أقسام الجوانب العملية لموارد المؤسسات في قاعدة بيانات منفردة، ويتمتع النظام بواجهة استخدام سهلة، وتطبيقات تُساعد المؤسسة على الإدارة.
ومن أهم الجوانب التي يحتويها نظام ERP تطوير المنتجات وتصنيعها، بالإضافة إلى تطوير المبيعات والتسويق وتخطيطها، وتسهيل عملية تنظيم البرمجيات المتعلقة بموارد المؤسسات، وتنفيذ القرارات عن طريق تحصيل بيانات المؤسسات، وترتيبها بشكل يُتيح للمدراء استخدامها بعد الاطلاع عليها.
ضرورة استخدام نظام ERP
تقوم العديد من المؤسسات ورواد الأعمال في البداية بالتعامل مع أمور المؤسسة من طلبات وأموال وبيانات بشكل فردي بدون الحاجة إلى برامج أو أنظمة خارجية، وذلك عن طريق إنشاء بعض الجداول للبيانات، والعمل على تصفح الإنترنت، والتعامل مع البريد الإلكتروني.
ولكن عندما تنمو تلك المؤسسة وتصبح من المؤسسات الكبرى، تزداد الأمور والأعمال داخل المؤسسة، ويكون هناك حاجة إلى أنظمة تعمل على إدارة وتخطيط أمور وموارد المؤسسات بشكل سهل واحترافي.
ويُعد System ERP من أنسب الأنظمة في هذا الشأن، حيث يقوم بتخزين كافة المعلومات في جميع أنحاء الشركة أو المؤسسة، كما يقوم بعمل جداول وتخطيطات للمنتجات والتصنيعات، والمبيعات وأمور المالية والتسويق والمحاسبة، في نظام واحد مُرتب.
ويعمل ذلك على تبسيط الأعمال داخل المؤسسة، وذلك أنه، يتغلب على أنه توجد العديد من الأنظمة التي تكرر البيانات، فيقوم بتنسيقها وترتيبها بالشكل المطلوب، وكذلك يواجه وجود بيانات هامة في أماكن مختلفة في الشركة.
كما يقوم بإنجاز العمليات في وقت أقل مقارنة بعدم استخدام النظام في المؤسسة، ولكن يجب عند تثبيت النظام أن يكون أفراد الشركة أو المؤسسة على معرفة بكيفية استخدامه، وذلك من أجل ضمان كفاءة عمل النظام.
ممزيات أنظمة ERP
من أجل زيادة الإنتاجية والأرباح في المؤسسات لا بد من استخدام الأفراد في المؤسسة والأجهزة والبرامج بكفاءة عالية، ويهدف System ERP إلى ذلك، ومن الممكن أن يحتوي النظام على عدة برامج متفرعة ومتصلة معًا.
ومع وجود تلك البرامج المتعددة، يُتيح نظام ERP العمل على كل قسم داخل المؤسسة بشكل مستقل، مما يسهل الترتيب والتعامل مع النظام، ولأنظمة ERP العديد من المميزات، منها أنه يعمل على جعل أركان الشركة أكثر توافقاً.
كما يعمل على تحسين التعاون بين أفراد المؤسسة من مدراء وموظفين، ويقوم بتحسين البلاغات، ويسهل إدارة جوانب المؤسسة الخاصة بالتوريد، ويعمل على إدارة الشؤون المالية، وتوفير الأموال، بالإضافة إلى إدارة أمور الضرائب.
ويقوم النظام بتقديم تحليلات وبيانات من شأنها أن تطور من أداء المؤسسات، مما يزيد من كفاءتها وبالتالي زيادة الأرباح والإنتاجية، كما يُساعد على جعل جميع جوانب الشركة متصلة في مكان واحد.
عيوب أنظمة ERP
رغم وجود العديد من المميزات لـ System ERP، إلا أن هناك بعض العيوب في النظام، وهي تتعلق بالتكلفة الكبيرة التي تتكلفها المؤسسات، فمن الممكن أن يتكلف لتنفيذ النظام وتثبيته وتدريب العاملين بالمؤسسة على استخدام النظام الملايين من الدولارات.
وتعتمد تلك التكلفة على حجم الشركة التي يوجد بها النظام، حيث لا يمكن حصر التكلفة على تنفيذ وتثبيت النظام، لأنه من الواجب عمل تدريبات مكثفة لأفراد المؤسسة على استخدامه بالشكل المطلوب، وذلك لضمان سير إدارة المؤسسة بكفاءة عالية.
ومن الأمور التي تتكلف مبالغ كبيرة أيضاً بجانب التثبيت والتدريب، فإن هناك أعمال صيانة تتم للنظام، والدعم الفني، وتطوير وترقية النظام من وقت إلى آخر.
من الممكن أن يصعب تثبيت نظام ERP واستبداله بالأنظمة الحالية في المؤسسة، وذلك لأن التبديل فيما بينهم يكلف الكثير، بالإضافة إلى تدريب الموظفين على النظام الجديد، وكذلك الاحتياج لأماكن كبيرة وغرف أكثر عدداً لسد احتياجات العاملين بالمؤسسة.
برمجة النظام
من المعروف أن ERP System من الأنظمة الهامة التي يهتم المدراء في استخدامها من أجل إدارة مؤسساتها، ولذلك يجب أن يكون النظام مبرمج بالشكل الاحترافي الذي يُسهل إدارة جميع أمور المؤسسة.
ويحتوي ERP على العديد من التطبيقات المتكاملة في سبيل إدارة الأعمال وتنفيذ الوظائف المختلفة، والتي يتم برمجتها عن طريق فريق من المحترفين، ومن أهم البرمجيات التي يتم استخدامها في النظام SAP ERP و NETSUITE ERP.
وبعد الاطلاع عن كافة التفاصيل، تكون قد تعرفت على ماهية نظام ERP وأهم مميزاته، وضرورة استخدامه في المؤسسات، والبرمجيات التي يتم استخدامها فيه.
اترك تعليقاً