يسعى رواد الأعمال وأصحاب الشركات والمشاريع في توفير بيئة عمل مناسبة من أجل تحقيق الأرباح، ويشمل ذلك إدارة المخزون وإدارة المخازن، ومن المهم لرجال الأعمال معرفة الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
يوجد اختلاف بين إدارة المخزون وإدارة المخازن، حيث أن لكل مهمة منهما أساليبها الخاصة وطرقها التي تتم بها، كما يمكن الاستعانة ببرنامج إدارة شركات في إدارة المخزون والمخازن، وفيما يلي الفرق بينهما.
إدارة المخزون، أو ما تُعرف بمصطلح (Inventory Management)، ويُقصد بها الوظيفة التي تشمل تخزين الموارد، والحفاظ عليها، وتوفرها بكميات مناسبة للعمل داخل الشركة، كما يشمل ذلك وسائل نقل آمنة من المصانع والشركات إلى الشركة التي تستخدم تلك الموارد، كما يشمل أيضاً توفير أماكن مناسبة للتخزين، ذي تهوية مناسبة ومناخ مناسب.
ويتم في إدارة المخزون التحكم في المخزون، ومراعاة الكميات المطلوبة منه، ومدى احتياج الشركة للمزيد من المخزون، كما يشمل أيضاً وجود أذونات لصرف أو إيداع المخزون، حيث يشرف عليها أمين مخزن، ويجب أن تتم أي عملية من وإلى المخزون بإشراف وبإذن من المسؤولين.
يمكن استخدام برنامج محاسبة من أجل إدارة المخزون، وذلك عن طريق معرفة الكميات الموجودة، وتدوينها في البرنامج، ويستخدم المدراء برنامج إدارة شركات من أجل إدارة المخزون بالشكل المطلوب، كما يكون هناك كارت أو بطاقة تعريفية لكل منتج داخل المخزون، وذلك من أجل تنظيم الموارد داخل المخزون، ومعرفة الكميات التي تتوفر عليها.
أما إدارة المخازن، أو ما تُعرف بمصطلح (Warehousing Management) فيقصد بها الوظيفة التي تؤدي إلى التحكم في المخازن التي يحتويها المخزون، ويشمل ذلك وسائل التخزين، والأماكن والبيئة المناسبة للتخزين، وكذلك المباني التي يتم التخزين فيها، والتي يتم تسميتها باسم المخازن.
يتم في المخازن، مراجعة أصناف وكميات المخزون، وكذلك إعطاء الإذن لدخول أو خروج المنتجات في المخازن، كما يتم صرف فواتير لكل منتج يدخل المخازن أو يخرج منها، ويتم الإشراف على المخازن من قبل أمين مخزن، ولا يتم أي إيداع أو صرف في المخازن إلا بإشراف من إدارة وأمين المخزن.
يتم مراجعة كميات الموارد داخل المخازن، ويمكن استخدام برنامج إدارة شركات يحتوي على خصائص لإدارة المخازن، عن طريق تدوين المنتجات وكمياتها داخل تلك البرامج، حيث يقوم المدراء بإدراج برنامج محاسبة من أجل المساعدة في إدارة المخازن، ويشرف أمين المخزن وفريق إدارة المخازن على المخازن ومواعيد غلقها وفتحها، وأذونات الدخول والخروج بالنسبة للموارد.
أنواع المخزون داخل المخازن
يوجد أنواع مختلفة للمخزون داخل المخازن، فمنها المواد الخام، والمواد النصف مصنعة، والمواد تامة الصنع، ويمكن استخدام برنامج محاسبة، من أجل جرد وتدوين كافة أصناف المخزون، باختلاف أنواعها، ويكمن الاختلاف فيما بينهم كما يلي:
- المواد الخام، أو ما يُرمز لها بالمصطلح (Raw Material)، ويُقصد بها المواد التي يتم استخدامها في عملية التصنيع، وتحتوي أغلب الشركات التي تدخل في مجال الصناعة على كمية كبيرة من ذلك النوع من المخزون.
- المواد النصف مصنعة، أو ما يُرمز لها بالمصطلح (WIP & Work in Process)، ويُوجد ذلك النوع من المخزون بكثرة في الشركات التي تدخل في مجال الصناعة، كما توجد أيضاً بكثرة في الشركات التي تدخل في مجال التجارة، حيث تقوم الشركات التجارية ببيع ذلك النوع من المخزون، كنوع من المنتجات التي تُقدمها.
- والمواد التامة الصنع، أو ما يُرمز لها بالمصطلح (Finished Goods & FG)، يُوجد هذا النوع من المخزون بكثرة في الشركات الصناعية والشركات التي تدخل في مجال التجارة، ويشمل ذلك قطع الغيار المستخدمة في صيانعة الآلات، وكذلك بعض المواد مثل الأحبار والأوراق.
تكاليف إدارة المخازن وإدارة المخزون
توجد تكاليف يتم دفعها لإتمام عملية إدارة المخزون والمخازن، ويشمل ذلك تكاليف توريد المخزون، حيث يتضمن ذلك دفع أجور الموظفين والعمال الذين يقومون بتحديد المواصفات المطلوبة من المخزون، وكذلك الكميات المناسبة، بالإضافة إلى تحديد الأشخاص الموثوقين، أو أفضل الموردين، من أجل أن تتعامل معهم الشركة أو المؤسسة، كما يمكن استخدام برنامج إدارة شركات، من أجل المقارنة بين الأنواع المختلفة من المخزون، أو من خلال برنامج محاسبة يحتوي على خصائص إدارة المخزون.
ومن التكاليف التي يتم دفعها في إدارة المخزون تكاليف حفظ المخزون، حيث يتضمن ذلك توفير مكان مناسب للتخزين، وللأنواع المختلفة من الموارد، وكذلك توفير إضافة وتهوية مناسبة للموارد، وذلك من أجل الحفاظ عليها.
كما أنه من المهم تحديد الكمية المطلوبة من المخزون من أجل التعامل معها في عمل المصنع أو الشركة أو المؤسسة، حيث يجب تجنب نفاذ المخزون، وذلك من أجل ضمان استقرار العمل داخل الشركة، ويتم استخدام برنامج إدارة شركات، يتم نظام آلي من أجل مراقبة كميات المخزون التي توجد في الشركة، كما يتم استخدام برنامج محاسبة من أجل تدوين كافة البيانات المتعلقة بالمخزون، والفواتير الخاصة بالتوريد والتصدير، وأصناف وكميات المخزون.
وبهذا تكون قد تعرفت على الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن، بالإضافة إلى معرفة أنواع المخزون وتكاليفه، وكيفية توفير بيئة مناسبة للتخزين.
اترك تعليقاً