تجنب هذه الأخطاء قبل شراء برنامج حسابات ، من المهم اعتمادك على برنامج حسابات يدير حسابات شركتك بدلاً من الاعتماد على البرامج التقليدية القديمة التى ينتج عنها الكثير من الأخطاء وتستهلك الكثير من الوقت، ولكن ليس معنى ذلك أن برامج الحسابات الحديثة خالية تماماً من السلبيات فقد يحدث أخطاء نتيجة لقلة إجراء تحديثات لازمة للبرنامج بشكل مستمر مما ينتج عن ذلك خسائر مالية كبيرة للمؤسسة وللأسف قد لا يمكن اكتشاف هذه الأخطاء مبكراً فتُكتشف في نهاية السنة.
دور العنصر البشري فى أخطاء برامج الحسابات
قد تكون العواقب السلبية والخسائر المالية غير ناتجة عن قلة تحديثات برنامج الحسابات فقط فالعامل البشري له دور في ذلك أيضاً، فقد يغفل المحاسب عن تسجيل بعض المعاملات المحاسبية التي يقوم بها على سيستم الحسابات ولا يقوم بمراجعة هذه المعاملات فيما بعد فتزداد الخسائر المالية تدريجياً، وقد ينسي المحاسب تسجيل المصروفات الخاصة بتكاليف إيجار المكان، وفواتير الكهرباء والهاتف، وإذا كان يعمل فى شركة تقوم بتوزيع المنتجات على العملاء فقد يغفل عن تسجيل المصروفات الخاصة بشحن هذه المنتجات، فكل هذه العوامل تساهم فى حدوث خسائر مالية كبيرة.
تجنب هذه الأخطاء قبل شراء برنامج حسابات
بالطبع ليست كل برامج الحسابات بنفس الكفاءة فهناك برامج محاسبة تخضع للتحديث الدائم من قِبل مطوروها وعلى سبيل المثال وليس الحصر برنامج حسابات فوكو أى ار بي فيقوم المسؤولون عن البرنامج بإضافة التحديثات للبرنامج بشكل مستمر حتى يخضع للتطور التكنولوجي الحادث فى ادارة الشركات ويكون من البرامج التى تُجنب مستخدميها من خسائر مالية كبيرة، ويمكننا أن نسرد لكم أخطاء شائعة اذا وجدمتوها في أي برنامج حسابات يجب عليكم تجنب الاعتماد عليها:-
- عدم توفير تقارير يومية بكل الحركات المالية التي تحدث وحركات سحب و إيداع الأموال من و إلى الخزينة.
- عدم وضع البرنامج تصميم محدد لـ دورة العمل الخاصة بالحسابات.
- أن يقوم سيستم المحاسبة المستخدم بمسح معلومات حسابية بدون الرجوع إلى مُدخلها.
- عدم قدرة البرنامج على ربط قسم الحسابات بباقي أقسام الشركة.
- أن يكون البرنامج المستخدم غير مرن لا يقبل بإضافة بيانات محاسبية كثيرة العدد فعندما تزداد يقوم بمسح الأقدم منها.
ملحوظة
من الأفضل عند رغبتك فى شراء برنامج حسابات جديد سرد احتياجات شركتك فى البداية للمسؤولون عن البرنامج لمناقشة ما إذا كان برنامجهم يلبي احتياجات شركتك ام لا.
نتمني أن نكون قد افدناكم مع كل الحب والتقدير.
مع تحيات شركة بيزنس فورس.
أنظمة Voko ERP.
اترك تعليقاً