ما هي الفاتورة الإلكترونية:-
الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة التقليدية الورقية. بدلاً من إصدار فاتورة مطبوعة، يتم إنشاء وإرسال الفاتورة في تنسيق إلكتروني آمن. هذه التكنولوجيا تسمح للشركات بإدارة عمليات الفوترة والمدفوعات بطريقة أكثر كفاءة وفعالية من الناحية التكلفة.
أهم سمات الفاتورة الإلكترونية:
- تنسيق رقمي: يتم إنشاء الفواتير إلكترونياً في تنسيقات مثل PDF أو XML بدلاً من النسخ الورقية.
- الإرسال الإلكتروني: يتم إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو منصات تبادل البيانات بدلاً من إرسالها بالبريد التقليدي.
- الأتمتة والتكامل: برامج الفواتير الإلكترونية تسمح بأتمتة عمليات الفوترة وربطها بأنظمة المحاسبة والمخزون.
- سهولة الوصول والتخزين: يمكن الوصول إلى الفواتير الإلكترونية والبحث فيها بسهولة، بالإضافة إلى تخزينها بشكل آمن على السحابة.
- الأمن والامتثال: تتميز الفواتير الإلكترونية بإجراءات أمنية متقدمة لحماية البيانات والامتثال للتشريعات المحلية.
إن تبني الفواتير الإلكترونية يساعد الشركات على توفير التكاليف والوقت، وتحسين الكفاءة التشغيلية والشفافية المالية.
من الملزم بالفاتورة الإلكترونية :-
تفرض بعض الدول والهيئات التنظيمية متطلبات على استخدام الفواتير الإلكترونية. هناك ثلاث فئات رئيسية من الجهات الملزمة بالفواتير الإلكترونية:
- الشركات الكبيرة والمؤسسات الحكومية:
– في العديد من الدول، الشركات الكبيرة والمؤسسات الحكومية مطالبة بإصدار وتلقي الفواتير إلكترونياً.
– الهدف هو تعزيز الشفافية المالية وتبسيط عمليات المراجعة والامتثال.
- الشركات المتوسطة والصغيرة:
– في بعض الدول، يتم تطبيق متطلبات الفواتير الإلكترونية على الشركات المتوسطة والصغيرة تدريجياً.
– هذا لتحفيز تبني التكنولوجيا وتعزيز الشمول المالي.
- المزودون والموردون:
– في بعض الحالات، يتم فرض الفواتير الإلكترونية على الموردين والمزودين المتعاملين مع الشركات الكبرى أو الجهات الحكومية.
– الهدف هو موائمة سلاسل التوريد وتحسين الكفاءة التشغيلية.
يختلف نطاق وجداول تنفيذ متطلبات الفواتير الإلكترونية بين الدول والقطاعات، ولكن الاتجاه العام هو نحو التحول الرقمي في إدارة المدفوعات والفوترة.
مراحل إقرار التسجيل بنظام الفاتورة الإلكترونية:-
- الإعلان عن الالتزام:
– في هذه المرحلة، تُصدر الجهات المختصة إعلاناً رسمياً عن الالتزام بنظام الفواتير الإلكترونية.
– يتم تحديد الجداول الزمنية والمتطلبات العامة للتسجيل والتنفيذ.
- التسجيل والاعتماد:
– في هذه المرحلة، يُطلب من الشركات والمنشآت التجارية التسجيل في نظام الفواتير الإلكترونية.
– يتم تقديم الطلبات والبيانات المطلوبة للحصول على اعتماد النظام.
- التدريب والإعداد:
– بعد التسجيل، تبدأ المرحلة التحضيرية والتدريبية للشركات.
– يتم تنظيم برامج تدريبية وتوفير الإرشادات لضمان الامتثال والتنفيذ السليم.
- التنفيذ والامتثال:
– في هذه المرحلة، تبدأ الشركات بتطبيق نظام الفواتير الإلكترونية في معاملاتها.
– يتم المتابعة والتحقق من الامتثال للمتطلبات القانونية والفنية.
- المراقبة والتحديث:
– بعد التنفيذ، تستمر الجهات المختصة في مراقبة النظام وإجراء التحديثات اللازمة.
– قد يتم إجراء تعديلات على المتطلبات والضوابط بناءً على التجربة والتطورات.
هذه المراحل توفر إطاراً عاماً لإقرار نظام الفواتير الإلكترونية، مع مراعاة التفاصيل والمتطلبات المحلية في كل دولة.
من المعفيين من الفاتورة الإلكترونية؟
هناك بعض الفئات التي قد تكون معفاة من متطلبات الفواتير الإلكترونية ، ومن أبرز هذه الفئات:
- المشاريع الصغيرة والمتناهية الصغر:
– في بعض الحالات، يتم إعفاء المشاريع الصغيرة جداً من الالتزام بنظام الفواتير الإلكترونية.
– الهدف هو تخفيف العبء التنظيمي على هذه الكيانات الصغيرة.
- المعاملات النقدية المنخفضة القيمة:
– في بعض الأنظمة، يتم إعفاء المعاملات النقدية الصغيرة القيمة من متطلبات الفواتير الإلكترونية.
– هذا لتجنب الأعباء الإدارية على المشاريع والأفراد في هذه المعاملات.
- الأنشطة غير التجارية:
– في بعض الحالات، قد يتم إعفاء الأنشطة غير التجارية، مثل المعاملات الشخصية أو التبرعات الخيرية، من متطلبات الفواتير الإلكترونية.
- المناطق المعزولة أو النائية:
– في بعض الدول النامية، قد يتم إعفاء المعاملات في المناطق النائية أو المعزولة من متطلبات الفواتير الإلكترونية.
– وذلك لتجنب الصعوبات التقنية والبنية التحتية في هذه المناطق.
هذه الاستثناءات والإعفاءات قد تختلف بين الدول والقطاعات، ويتم تحديدها وفقاً للتشريعات والسياسات المحلية.
طريقة تكويد والربط مع مصلحة الضرائب المصرية :-
- التسجيل والحصول على الكود الضريبي:
– على الشركات والمنشآت التجارية التسجيل لدى مصلحة الضرائب المصرية.
– يتم الحصول على رقم التسجيل الضريبي (الكود الضريبي) الخاص بكل منشأة.
- ربط البيانات مع مصلحة الضرائب:
– يتم ربط البيانات الخاصة بالشركة، مثل الاسم والعنوان والكود الضريبي، مع نظام الفواتير الإلكترونية.
– هذا الربط يسهل عملية المطابقة والتحقق من المعلومات الضريبية.
- تكويد المعاملات الضريبية:
– يتم تكويد كل فاتورة إلكترونية بما يتوافق مع الأكواد والضوابط الضريبية المعتمدة.
– يشمل ذلك تحديد أنواع الضرائب المطبقة، ونسب الضريبة، وأي خصومات أو إعفاءات.
- التبادل الإلكتروني للبيانات:
– يتم إرسال بيانات الفواتير الإلكترونية بشكل إلكتروني إلى مصلحة الضرائب.
– هذا التبادل الآلي للبيانات يسهل عملية المراقبة والتحقق الضريبي.
- المتابعة والتحديث:
– تستمر عملية المتابعة والتنسيق بين الشركات ومصلحة الضرائب.
– قد يتم إجراء تحديثات على الأكواد والضوابط الضريبية بناءً على التطورات التشريعية.
هذه الخطوات تضمن الربط الفعال بين نظام الفواتير الإلكترونية ومصلحة الضرائب المصرية، وتسهل الامتثال الضريبي والرقابة.
طرق تكويد الأصناف في نظام الفواتير الإلكترونية:
- تكويد الأصناف:
– يتم تعيين كود فريد لكل صنف أو منتج يتم بيعه من خلال الفواتير الإلكترونية.
– هذا الكود الفريد يسهل عملية تتبع وإدارة المعلومات الخاصة بكل صنف.
- معايير تكويد الأصناف:
– يجب أن يكون الكود فريد وغير متكرر لكل صنف داخل المنشأة.
– قد تتبع المنشأة نظام تسمية معين لتكويد الأصناف، مثل استخدام رموز أو أرقام متسلسلة.
– يمكن أن يشمل الكود معلومات مختصرة عن السلعة، مثل النوع أو الفئة أو الخصائص.
- قواعد تكويد الأصناف:
– يجب أن يكون الكود واضح وسهل الفهم للموظفين والعملاء.
– لا ينبغي أن يحتوي الكود على أحرف خاصة أو مسافات، تفادياً للأخطاء عند إدخال البيانات.
– قد تضع المنشأة قواعد لطول الكود وعدد الأرقام والحروف المسموح بها.
- تصنيف الأصناف:
– يمكن تصنيف الأصناف وفقاً لفئات أو مجموعات متشابهة، مثل الملابس، الأجهزة الكهربائية، المواد الغذائية.
– هذا التصنيف يسهّل عملية البحث والتتبع للأصناف في نظام الفواتير.
- إدارة الأصناف:
– يجب أن يكون هناك نظام لتحديث بيانات الأصناف عند إضافة منتجات جديدة أو تغيير المعلومات.
– يجب أن تكون عملية إضافة أو تعديل الأصناف موثقة ومعتمدة من قبل الجهات المسؤولة.
هذه الآليات لتكويد وإدارة الأصناف تساعد في تنظيم وتسهيل عمليات المبيعات والفوترة الإلكترونية.
أنواع الضرائب:
- الضرائب المباشرة:
– ضريبة الدخل: يتم فرضها على الأفراد والمؤسسات بناءً على الدخل المكتسب.
– ضريبة الثروة: تفرض على أصول الممولين مثل العقارات والأسهم.
– ضريبة الميراث: تُفرض على الأموال والممتلكات المنقولة وغير المنقولة المنتقلة بالميراث.
– الأرباح الرأسمالية: تفرض على الأرباح الناتجة عن بيع أصول رأسمالية كالعقارات والأسهم.
- الضرائب غير المباشرة:
– ضريبة القيمة المضافة (VAT): تُفرض على السلع والخدمات في مراحل الإنتاج والتوزيع.
– الرسوم الجمركية: تفرض على السلع والبضائع المستوردة أو المصدرة.
– ضريبة المبيعات: تُفرض على عمليات البيع بالتجزئة للسلع والخدمات.
– ضريبة الاستهلاك: تُفرض على سلع معينة مثل الوقود والكحول والتبغ.
اشعارات الاضافة واشعارات الخصم:-
- إشعارات الإضافة:
– هي وثيقة رسمية تصدرها الشركة أو المؤسسة لإبلاغ العميل بإضافة مبلغ ما إلى حسابه أو فاتورته.
– تتضمن هذه الإشعارات تفاصيل الإضافة، مثل وصف العملية، المبلغ الإضافي، السبب، والتاريخ.
– الأسباب الشائعة لإصدار إشعارات الإضافة تشمل: إضافة رسوم خدمات، إضافة ضرائب، أو إضافة مبالغ نتيجة لعملية تسوية أو تعديل.
– تساعد هذه الإشعارات العميل على متابعة حساباته والتأكد من دقة المعاملات.
- إشعارات الخصم:
– هي وثيقة رسمية تصدرها الشركة أو المؤسسة لإبلاغ العميل بخصم مبلغ ما من حسابه أو فاتورته.
– تتضمن هذه الإشعارات تفاصيل الخصم، مثل وصف العملية، المبلغ المخصوم، السبب، والتاريخ.
– الأسباب الشائعة لإصدار إشعارات الخصم تشمل: خصم رسوم خدمات، خصم ضرائب، أو خصم مبالغ نتيجة لعملية تسوية أو تعديل.
– تساعد هذه الإشعارات العميل على متابعة حساباته والتأكد من دقة المعاملات.
إشعارات الإضافة وإشعارات الخصم هي وسائل مهمة لتوثيق التغييرات في الحسابات والفواتير وتزويد العملاء بالمعلومات الضرورية لفهم وتتبع تلك التغييرات.
كيفية التسجيل على منظومة الفاتورة الالكترونية :-
بناءً على طلبك، إليك التفاصيل الكاملة حول خطوات التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية، بما في ذلك استخراج التوقيع الإلكتروني والحصول على الرقم المعرفي (TOKEN):
-
الدخول إلى موقع منظومة الفاتورة الإلكترونية:
– الموقع الرسمي للمنظومة: https://www.eta.gov.eg/ar/home
-
اختيار “تسجيل جديد” من القائمة الرئيسية:
– الرابط المباشر للتسجيل: https://profile.eta.gov.eg/signUp
-
ملء نموذج التسجيل:
– أدخل المعلومات الأساسية مثل اسم المنشأة، رقم السجل التجاري، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، والعنوان.
- الحصول على التوقيع الإلكتروني:
– للحصول على التوقيع الإلكتروني، يجب التواصل مع جهة معتمدة لإصدار التوقيع الإلكتروني.
- ترميز العناصر (منتجات أو خدمات):
– قم بتحديد الكود الموحد لكل منتج أو خدمة تقدمها شركتك.
– يمكنك الاستعانة بدليل الأنشطة الاقتصادية الموحد (ISIC) لإيجاد الكود المناسب.
- استكمال إعداد الحساب:
– بعد الحصول على التوقيع الإلكتروني، ستقوم بتحميله على منصة الفاتورة الإلكترونية.
– ستقوم بإدخال رقم التوقيع الإلكتروني (TOKEN) في الحقل المخصص له.
ويمكن حجزة اونلاين من خلال شركة ايجيبت تراست
- ربط النظام المحاسبي لديك (ERP) بمصلحة الضرائب:
في هذه الخطوة، وهي الخطوة الأهم، هي القيام بعملية التكامل أو الربط. بمعنى أنه يجب عليك ربط نظام ال ERP لديك مع حسابك بمصلحة الضرائب، حيث أن المستجدات الخاصة بعمليات الفواتير لديك لن يتم تحديثها على حسابك لدى مصلحة الضرائب إلى بعد أن تتم هذه العملية والانتهاء من التكامل بين كلا النظامين.
توفر أنظمة حسابات VOKO ERP حلولاً وتطبيقاتٍ لميكنة برنامج الفاتورة الإلكترونية لمصلحة الضرائب المصرية، وتسهيل عملية تسجيل المعاملات التجارية (الفواتير والإشعارات) على بوابة مصلحة الضرائب.
ويمكنك معرفة المزيد عن مميزات وانظمة برنامج voko erp
ويمكنك طلب عرض سعر من هنا
- تأكيد التسجيل والتفعيل:
– بعد إكمال جميع الخطوات السابقة، سيتم مراجعة طلب التسجيل من قبل الجهات المختصة.
– سيتم إرسال رسالة التفعيل إلى البريد الإلكتروني المسجل، والتي ستمكنك من تفعيل حسابك على منظومة الفاتورة الإلكترونية.
- تفعيل الحساب والبدء في الاستخدام:
– استخدم بيانات تسجيل الحساب للدخول إلى منظومة الفواتير الإلكترونية.
– اطلع على الإرشادات والمواد التدريبية لتعلم كيفية إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح.
– في حال وجود أي استفسارات أو مشاكل، تواصل مع الجهة المسؤولة عن النظام للحصول على الدعم
مميزات برنامج الفاتورة الإلكترونية من VOKO ERP
تسجيل بيانات العملاء:-
برنامج الفاتورة الإلكترونية يتيح تسجيل بيانات العملاء الضريبة داخله لتتوافق مع متطلبات منظومة الفواتير الإلكترونية وذلك لأول مرة فقط، واستدعائها داخل الفاتورة بدون الحاجة إلى إدخالها كل مرة على بوابة مصلحة الضرائب.
التكويد (GS1) ,(EGS):-
ربط وتكويد الأصناف الداخلية بالكود العالمي أو الكود المحلي الموحد ليتوافق مع معايير مصلحة الضرائب المصرية دون الحاجة إلى تعديل أكواد الأصناف الداخلية للشركة، وذلك من خلال استخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية.
تسجيل وأرسال الفواتير:-
تسجيل الفواتير على برنامج الفاتورة الإلكترونية والتأكد من صحة إدخال بياناتها ومراجعتها طبقًا للشروط المطلوبة، والتوضيح التلقائي لأي بيانات ناقصة، مع إمكانية تعديلها قبل مرحلة التوقيع الإليكتروني ومن ثم أرسالها الى بوابة الضرائب المصرية بشكل تلقائي.
ولمعرفة المزيد عن مميزات برنامج الفاتورة الالكترونية يمكنك الدخول من هنا
في الخاتمة، يمكن القول أن الفاتورة الإلكترونية هي نظام متطور للفوترة والتوثيق المالي يهدف إلى تحسين الالتزام الضريبي وتسهيل عمليات المراجعة والتدقيق. إن الالتزام بنظام الفاتورة الإلكترونية أمر إلزامي لمعظم المنشآت التجارية في مصر، باستثناء بعض الأنشطة المعفاة.
مراحل التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية تشمل التسجيل في البوابة الإلكترونية، ربط النظام بالبيانات المالية والضريبية للمنشأة، وتوفير البنية التقنية اللازمة. كما أن هناك آليات لتحديد ما إذا كانت المنشأة ملزمة بالتسجيل أم لا.
يجب على المنشآت الملزمة تكويد منتجاتها وربط نظامها بمصلحة الضرائب لإصدار الفواتير إلكترونيًا وتقديم الإقرارات الضريبية. هناك أنواع مختلفة من الضرائب تنطبق على المعاملات المختلفة، بالإضافة إلى آليات إصدار إشعارات الإضافة والخصم.
بشكل عام، نظام الفاتورة الإلكترونية يمثل تحولاً رقمياً هاماً في مجال المحاسبة والتوثيق المالي في مصر، مما يساهم في تحسين الشفافية والكفاءة الاقتصادية.
اترك تعليقاً