ما هو الايصال الالكتروني؟
الايصال الالكتروني (Electronic Receipt) هو نظام تقني يهدف إلى استبدال الإيصالات الورقية التقليدية بنظيرتها الإلكترونية. في هذا النظام، يتم إصدار وتقديم الفواتير والإيصالات في شكل رقمي بدلاً من الشكل الورقي.
هناك عدة مميزات للإيصال الإلكتروني مقارنة بالإيصال الورقي التقليدي، من أبرزها:
- الحفاظ على البيئة: يساعد في توفير الأوراق والحبر المستخدم في الإيصالات الورقية.
- الكفاءة والسرعة: يسمح بإصدار وإرسال الإيصالات بشكل فوري عبر القنوات الإلكترونية.
- الأمان والتتبع: توفر التوقيعات والختم الإلكتروني زيادة في أمان المعاملات وإمكانية تتبع التاريخ.
- خفض التكاليف: يقلل من التكاليف المرتبطة بالطباعة والتخزين والشحن للإيصالات الورقية.
- سهولة الوصول والحفظ: يسمح للعملاء بالوصول والرجوع للإيصالات إلكترونيًا في أي وقت.
تفرض العديد من الحكومات والجهات التنظيمية في مختلف أنحاء العالم استخدام الإيصال الإلكتروني على الشركات بشكل إلزامي بهدف تحقيق هذه الفوائد.
ما الفرق بين الايصال الالكتروني والفاتورة الالكترونية؟
هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين الإيصال الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية، وإليك نبذة موجزة عنها:
- المحتوى والتفاصيل:
– الإيصال الإلكتروني: يتضمن تفاصيل المعاملة مثل المبلغ المدفوع، طريقة الدفع، وتاريخ الشراء.
– الفاتورة الإلكترونية: تحتوي على معلومات أكثر تفصيلاً مثل تفاصيل المنتج، الكميات، الأسعار الوحدوية، والضرائب المطبقة.
- الغرض والاستخدام:
– الإيصال الإلكتروني: يُصدر عادةً بعد إتمام عملية الدفع لإثبات التحويل المالي.
– الفاتورة الإلكترونية: تُصدر قبل الدفع كطلب للسداد مقابل السلع أو الخدمات المقدمة.
- الاحتفاظ والتخزين:
– الإيصال الإلكتروني: يُحتفظ به للرجوع إليه عند الحاجة لإثبات المعاملة.
– الفاتورة الإلكترونية: تُحتفظ بها للسجلات المالية والضريبية.
بشكل عام، الإيصال الإلكتروني يركز على تفاصيل العملية المالية بينما الفاتورة الإلكترونية تركز على تفاصيل المنتجات والخدمات المقدمة. ويعتبر كلاهما جزءًا مهمًا من إدارة المعاملات التجارية الرقمية.
الشركات الملزمة بتطبيق نظام الايصال الالكتروني :-
- الشركات التجارية:
– جميع الشركات التجارية مثل المتاجر والمحلات والأسواق ملزمة بإصدار إيصالات إلكترونية لعملائها عند البيع.
– تشمل هذه الالتزامات المتاجر الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في جميع القطاعات التجارية.
- مقدمو الخدمات:
– الشركات والمؤسسات التي تقدم خدمات مثل الاتصالات والكهرباء والمياه وغيرها ملزمة بإصدار إيصالات إلكترونية لعملائها.
– تشمل هذه الالتزامات الشركات الكبرى في قطاعات الخدمات العامة والخاصة.
- الشركات العاملة في القطاع المالي:
– البنوك وشركات التأمين وغيرها من المؤسسات المالية ملزمة بإصدار إيصالات إلكترونية لعملائها عند إجراء أي معاملات مالية.
– تشمل هذه الالتزامات المؤسسات المالية الكبرى والصغيرة على حد سواء.
- الشركات الحكومية:
– الدوائر والمؤسسات الحكومية ملزمة بإصدار إيصالات إلكترونية عند تقديم أي خدمات للمواطنين أو الشركات.
– تشمل هذه الالتزامات جميع الجهات الحكومية على المستوى الاتحادي والمحلي.
بشكل عام، جميع الشركات والمؤسسات التجارية والخدمية والمالية والحكومية ملزمة بتطبيق نظام الإيصال الإلكتروني وفقًا للوائح والقوانين المعمول بها.
الشركات المعفاة من متطلبات الايصال الالكتروني :-
هناك بعض الاستثناءات والإعفاءات من متطلبات الإيصال الإلكتروني، وهي على النحو التالي:
- الشركات الصغيرة:
– الشركات الصغيرة التي لا يتجاوز رقم أعمالها السنوي مبلغ معين (مثل 500,000 ريال) معفاة من التزام إصدار إيصالات إلكترونية.
– يتم تحديد هذا الحد الأقصى للرقم السنوي من قبل الجهات الرقابية وقد يتم تعديله من وقت لآخر.
- المنشآت الفردية:
– المنشآت الفردية الصغيرة مثل المتاجر والورش العائلية معفاة من التزام إصدار إيصالات إلكترونية.
– يتم تحديد معايير التصنيف للمنشآت الفردية المعفاة من قبل الجهات المختصة.
- المعاملات النقدية المحدودة:
– الشركات التي تجري معاملات نقدية محدودة فقط (مثل أقل من 10,000 ريال شهريًا) قد تكون معفاة من متطلبات الإيصال الإلكتروني.
– يتم تحديد الحد الأقصى للمعاملات النقدية المؤهلة للإعفاء من قبل الجهات المختصة.
- القطاعات الخاصة:
– في بعض الحالات، قد تكون هناك إعفاءات مؤقتة أو دائمة لبعض القطاعات الخاصة حسب طبيعة نشاطها وتقدير الجهات المختصة.
– على سبيل المثال، قد تكون هناك إعفاءات لبعض الأنشطة التجارية الموسمية أو الصناعات اليدوية التقليدية.
يتم تحديد هذه الاستثناءات والإعفاءات من قبل الجهات الرقابية المعنية وقد تخضع للتعديل والمراجعة من وقت لآخر.
كيفية الاستعلام عن الممولين الملزمين بالايصال الالكتروني :-
إليك نبذة حول كيفية الاستعلام عن الممولين الملزمين بنظام الإيصال الإلكتروني:
- الموقع الإلكتروني للمنظومة:
– يوفر الموقع الإلكتروني للمنظومة قائمة محدّثة بالممولين الملزمين بنظام الإيصال الإلكتروني.
– يمكن البحث والاطلاع على بيانات الممولين المسجلين في المنظومة.
- الاستعلام المباشر:
– يمكن الاستعلام مباشرة من خلال مركز الاتصال التابع للمنظومة.
– سيتم توفير المعلومات اللازمة عن الممولين الملزمين بنظام الإيصال الإلكتروني.
- التواصل مع الجهات الرقابية:
– يمكن التواصل مع الجهات الرقابية المشرفة على تطبيق نظام الإيصال الإلكتروني للاستعلام عن الممولين الملزمين.
– ستقوم الجهات الرقابية بتزويد المعلومات اللازمة أو توجيه الممول إلى المصادر المناسبة.
- استخدام الخدمات الإلكترونية:
– بعض الجهات الرقابية قد توفر خدمات إلكترونية للاستعلام عن الممولين الملزمين.
– يمكن استخدام هذه الخدمات للتحقق من وضع الممول وإلزامه بنظام الإيصال الإلكتروني.
تذكر أن المعلومات المتعلقة بالممولين الملزمين بنظام الإيصال الإلكتروني قد تختلف من دولة إلى أخرى، لذا يجب التأكد من المصادر المحلية المعتمدة.
ما هي مراحل الايصال الالكتروني ومواعيد تطبيقها؟
إليك نبذة عن مراحل تطبيق متطلبات الإيصال الإلكتروني والمواعيد المحددة لكل مرحلة:
- المرحلة الأولى (2023):
– بدأت هذه المرحلة في يناير 2023.
– شملت الشركات الكبرى والمؤسسات الحكومية الرئيسية.
– تم إلزام هذه الجهات بإصدار إيصالات إلكترونية لجميع معاملاتها.
- المرحلة الثانية (2024):
– تبدأ هذه المرحلة في يناير 2024.
– تشمل الشركات متوسطة الحجم والشركات المساهمة العامة.
– هذه الجهات ملزمة بإصدار إيصالات إلكترونية لجميع معاملاتها.
- المرحلة الثالثة (2025):
– ستبدأ هذه المرحلة في يناير 2025.
– ستشمل جميع الشركات والمنشآت التجارية والصناعية في البلاد.
– سيتم إلزام هذه الجهات بإصدار إيصالات إلكترونية لجميع معاملاتها.
خلال كل مرحلة، سيتم توفير برامج تدريبية وإرشادية للمنشآت المعنية لمساعدتهم على الانتقال إلى نظام الإيصالات الإلكترونية. كما ستكون هناك فترات انتقالية وجزاءات تدريجية لضمان الالتزام الكامل بالمتطلبات في نهاية كل مرحلة.
ما المستندات المطلوبة للانضمام لمنظومة الايصال الالكتروني؟
إليك نبذة حول المستندات المطلوبة للانضمام إلى منظومة الإيصال الإلكتروني:
- طلب الانضمام:
– استمارة طلب الانضمام إلى منظومة الإيصال الإلكتروني، متضمنة معلومات الشركة أو المنشأة.
– صورة من السجل التجاري أو ما يثبت وجود الشركة أو المنشأة قانونياً.
- بيانات النظام المحاسبي:
– وصف مفصل للنظام المحاسبي المستخدم في الشركة أو المنشأة.
– شهادة من مدقق الحسابات تؤكد صلاحية النظام المحاسبي للربط مع منظومة الإيصال.
- بيانات الشخص المسؤول:
– صورة من الهوية الشخصية للشخص المسؤول عن إدارة ملف الانضمام.
– خطاب تفويض رسمي من الشركة أو المنشأة يحدد صلاحيات الشخص المسؤول.
- معلومات تقنية:
– تفاصيل الربط الفني المقترح مع منظومة الإيصال الإلكتروني.
– شهادة من مزود الخدمة التقنية تؤكد جاهزية الشركة أو المنشأة فنياً.
بعد استلام كافة المستندات المطلوبة، سيتم مراجعتها وإكمال إجراءات الانضمام. وسيتم إصدار بيانات الدخول للشركة أو المنشأة لربط نظامها المحاسبي مع منظومة الإيصال الإلكتروني.
كيفية اضافة وربط اجهزة نقاط البيع مع منظومة الايصال الإلكتروني
- التسجيل في منظومة الايصال الالكتروني:
– الممول الملزم بنظام الايصال الالكتروني يجب أن يقوم بالتسجيل في المنظومة المعنية.
– سيتم إصدار بيانات تسجيل (مثل اسم المستخدم وكلمة المرور) للممول.
- تحديد أجهزة نقاط البيع المتوافقة:
– يجب التأكد من توافق أجهزة نقاط البيع المستخدمة مع متطلبات منظومة الإيصال الإلكتروني.
– قد تكون هناك قائمة محدّثة بالأجهزة المعتمدة من قبل المنظومة.
- ربط أجهزة نقاط البيع:
– بعد التسجيل في المنظومة، يمكن للممول ربط أجهزة نقاط البيع بحسابه.
– قد يتطلب هذا الربط إدخال بيانات التسجيل في أجهزة نقاط البيع.
- اختبار الربط والتكامل:
– بعد اكتمال عملية الربط، يجب اختبار التكامل بين أجهزة نقاط البيع والمنظومة.
– التأكد من صحة وسلامة عمليات الإصدار الإلكتروني للإيصالات.
- التدريب والدعم الفني:
– يجب توفير التدريب المناسب للموظفين على استخدام أجهزة نقاط البيع المتكاملة مع المنظومة.
– الحصول على الدعم الفني اللازم من قبل المنظومة أو موردي الأجهزة عند الحاجة.
تذكر أن متطلبات ربط أجهزة نقاط البيع قد تختلف بين المنظومات المختلفة، لذا يجب الرجوع إلى الإرشادات الرسمية لكل منظومة.
ما هى المده المحدده لارسال الايصال الإلكتروني:-
في ظل التطور التكنولوجي الحديث، أصبح من الممكن إرسال الإيصالات الإلكترونية بدلاً من النسخ الورقية التقليدية. هناك مدة محددة يجب الالتزام بها لإرسال الإيصال الإلكتروني:
- بالنسبة للمعاملات المالية والتجارية، يجب إرسال الإيصال الإلكتروني في غضون 24 ساعة من إتمام المعاملة. هذا ضمان لوصول الإيصال إلى العميل في الوقت المناسب.
- بالنسبة للخدمات والاشتراكات، يجب إرسال الإيصال الإلكتروني فور إتمام عملية الدفع. هذا يضمن وصول الإيصال قبل بدء الخدمة أو الاشتراك.
- في حال طلب العميل إرسال الإيصال عبر البريد الإلكتروني، يجب الالتزام بإرساله في غضون 2 ساعات من إتمام المعاملة. هذا لضمان وصول الإيصال بسرعة.
- إذا كان هناك أي تأخير في إرسال الإيصال الإلكتروني ألكثر من 24 ساعة، يجب إبلاغ العميل بسبب التأخير وتقديم اعتذار.
بشكل عام، المدة المحددة لإرسال الإيصال الإلكتروني تتراوح بين 2-24 ساعة، اعتماداً على طبيعة المعاملة والطلب المحدد من العميل. الالتزام بهذه المدد أمر مهم لتحقيق رضا العملاء وبناء الثقة.
اقرأ ايضاً :- دليل شامل عن الفاتورة الالكترونية
اترك تعليقاً