دليل الحسابات في برنامج حسابات Voko ERP :- تعتبر مرحلة تهيئة نظام الأستاذ العام هى المرحلة الأولى من مراحل التعامل مع اى نظام او برنامج محاسبى، حيث يختص نظام الأستاذ العام فى إدارة الحسابات وإصدار التقارير المحاسبية المختلفة من دفاتر الأستاذ حتى الوصول الى القوائم الختامية، ومن خلال هذا المقال ستعرف كل ما يخص دليل الحسابات فى برنامج حسابات Voko ERP.
مرحلة تهيئة دليل الحسابات فى برنامج حسابات Voko ERP
تعرف مرحلة تهيئة دليل الحسابات في برنامج حسابات Voko ERP بما يسمى التعريفات الاساسية
حيث يتطلب فيها قيام مدير النظام الموجود فى برنامج حسابات Voko ERP بتحديد السياسات المحاسبية
التى ستعمل بها الشركة من حيث بداية ونهاية الفترة المالية المعتمدة، وتحديد العملات وأسعار الصرف المختلفة
وتصميم وانشاء دليل الحسابات ودليل مراكز التكلفة، كذلك تحديد أنواع القيود اليومية وهذا لكي يكون النظام جاهز للتعامل
فى المرحلة التالية وهى مرحلة المدخلات اليومية أو في المراحل التى تليها فى الدورة المحاسبية
و أولى مراحل التعريفات الاساسية هى تصميم شجرة الحسابات الخاصة بالشركة.
تعريف دليل الحسابات
شجرة الحسابات أو ما تُعرف بمصطلح دليل الحسابات أيضا Chart Of Accounts الموجودة داخل برنامج حسابات فوكو،
هي تلك القائمة التي تضم كافة الحسابات التي تستخدمها المنظمات، وتعمل على تقييد حساباتها وصفقاتها المحاسبية وتعتبر بمثابة اللبنة الأولى في إنشاء نظام محاسبي متكامل، ولا بد من التنويه إلى أن هذه الشجرة تكون فيها الحسابات مرتبة تبعاً لنمط معين
ولتحقيق النجاح في أول خطوات النظام المحاسبي القائم للمنظمة لابد من اختيار القرار الأصح عند الشروع بمتابعة كل من الحسابات
في المراحل المتقدمة وتضمينها في الشجرة والإعتماد على أفضل برنامج حسابات للقيام بهذه المهمة.
الغرض والفوائد من دليل الحسابات فى برنامج حسابات Voko ERP
- يعتبر دليل الحسابات هو حجر الاساس لاى نظام محاسبى وخصوصا نظام الأستاذ العام General Ledger لان كل المراحل والدورة المحاسبية مبنية بشكل أساسي على شجرة الحسابات حيث أن أى قيد محاسبى ينشى داخل برنامج حسابات فوكو سواء كان قيد يدوي أو تلقائي يستدعى فى الاساس الحسابات التي تم تعريفها وتبويبها داخل دليل الحسابات.
- تصميم دليل الحسابات فى البداية يحتاج لجهد كبير من الفريق المالى ولهذا يوفر برنامج حسابات VoKo الادوات التى تسهل تلك العملية مثل استيراد بيانات دليل الحسابات من ملف اكسيل، وكذلك امكانية العمل على دليل حسابات مجهز مسبقا على حسب نشاط كل شركة مما يؤدي إلى السهولة، والسرعة في إعداد الدليل ويسهل فيما بعد اضافة اى حساب جديد أو حذف حساب قديم.
- عملية تبويب وتصنيف الحسابات داخل دليل الحسابات فى حد ذاتها تريح الادارة المالية؛ حيث تؤدى الى سهولة استخراج اى تقرير بداية من دفتر الاستاذ لاى حساب سواء كان كشف حساب عميل او لخزينة وكشف حساب بنكى او اى مصروف اوايراد داخل الشركة.
- اعداد تلقائى لموازين المراجعة باشكالها المختلفة سواء كان بالارصدة أو بالمجاميع داخل برنامج حسابات Voko ERP.
- اعداد تلقائى للقوائم الختامية سواء كانت قائمة المركز المالي، أو قائمة الدخل، قائمة التدفقات النقدية، أو قائمة التغيير فى حقوق الملكية.
قواعد هامة عند انشاء دليل الحسابات
يجب عليك قبل إنشاء دليل حسابات داخل برنامج حسابات فوكو أن تكون على علم كامل بأنواع الحسابات، حيث تنقسم الحسابات المدرجة فى دليل الحسابات الى نوعين رئيسين حسابات المركز المالي و حسابات قائمة الدخل:-
-
حسابات المركز المالى
هى عبارة عن الأصول المملوكة للشركة سواء كانت أصول ثابتة أو أصول متداولة بجانب الالتزامات التي على الشركة سواء كانت التزامات طويلة الأجل او التزمات قصيرة الاجل بجانب حقوق الملكية.
امثلة حسابات الأصول الثابتة : الاراضى، المبانى، الاثاث المكتبى، والآلات والمعدات …… الخ
امثلة حسابات الأصول المتداولة : النقدية، البنوك، العملاء، وأوراق القبض ……………. الخ
امثلة حسابات الالتزامات طويلة الأجل: القروض طويلة الاجل ……. الخ
امثلة حسابات الالتزامات قصيرة الأجل: الموردين، أوراق الدفع، والمصاريف المستحقة … الخ
امثلة حسابات حقوق الملكية : رأس المال، الاحتياطيات، الأرباح المرحلة …… الخ
-
حسابات قائمة الدخل
وهي عبارة عن الحسابات التي سيظهر فيها قيمة الإيرادات التى حققتها الشركة فى الفترة المالية بالإضافة إلى الحسابات التي ستظهر فيها عناصر المصروفات التى تتحملها الشركة خلال الفترة المالية.
امثلة حسابات الإيرادات : المبيعات، إيرادات بيع أصول ثابتة، و إيرادات الاستثمار …… الخ
امثلة حسابات المصروفات : المشتريات، مصروفات التشغيل، والمصروفات العمومية والإدارية …… الخ
-
نظام التكويد
نظام التكويد فى دليل الحسابات الموجود فى برنامج حسابات فوكو هو الطريقة والأسلوب الذي يتم بناء عليه إعطاء كل حساب مدرج فى دليل الحسابات كود ورقم مميز خاص به فقط دون غيره.
-
آلية تكويد الحسابات
بناءاً على انواع الخمس للحسابات الرئيسية التى ذكرناها سابقا ففي الأغلب يتم تكويد الحسابات الى خمس ارقام رئيسية ليكون الأصول رقم 1 , والألتزمات رقم 2 , والإيرادات رقم 3 , والمصروفات رقم 4 , وحقوق الملكية رقم 5، وبالتالي فالحسابات السابقة تمثل الحسابات الرئيسية في الدليل المحاسبي داخل برنامج حسابات فوكو، وإذا أردنا إضافة أي حساب يتفرع من الحساب الرئيسي فيجب علينا أن نعرف طبيعة الحساب الذي نريد أن نضيفه هل هو أصل أو التزام أو ايراد او مصروف أو حقوق ملكية حتى يتم اضافته تحت الحساب الرئيسي بحيث يأخذ رقمه بالإضافة إلى رقم يميزه فعلى سبيل المثال :
يمكن تعريف المستوى الثانى من الحسابات المتفرعة من حساب الاصول الذي عبرنا عنه برقم 1 كالاتى :
وبهذا نلاحظ أن رقم الحساب الفرعى يجب ان يكون منشق من الحساب الرئيسى التابع له كما فى المثال السابق حيث عبرنا عن حساب الأصول برقم 1 والحساب الفرعية منها جميعها بدأت بنفس الرقم 1 ثم اضفنا اليها رقم اخر يعبر عنها كما هو واضح من ارقامهم 11,12,13.
وبالمثل يمكن تعريف المستوى الثالث من الحسابات المتفرعة من حساب الأصول المتداولة الذى عبرنا عنه برقم 12 كالاتى :
ومرة اخرى نلاحظ أن رقم الحساب الفرعي يجب ان يكون منشق من الحساب الرئيسى التابع لة كما فى المثال السابق حيث عبرنا عن حساب الأصول المتداولة برقم 12 والحساب الفرعية منها جميعها بدأت بنفس الرقم 12 ثم اضفنا اليها رقم اخر يعبر عنها كما هو واضح من ارقامهم 1201,1202,1203,1204, الخ.
نلاحظ هنا نقطة فى غاية الاهمية وهى عدد الأرقام التي يتم التعبير بها عن الحساب Digit No) ) حيث عندما قمنا بتسجيل الحسابات الفرعية من حساب الاصول ( 1 ) اكتفينا باضافة رقم واحد فقط فكانت الحسابات ارقامهم ( 11,12,13).
أما في الحالة الثانية عند تسجيل الحسابات الفرعية من حساب الأصول المتداولة ( 12) فقمنا بإضافة رقمين فكانت الحسابات الفرعية ارقامهم (1201,1202,1203) حيث نلاحظ اننا اضفنا على رقم 12 رقم 01,02,03 وليس 1,2,3.
فما هو العنصر المحدد لذلك وماهو الغرض منة ؟؟
العنصر المحدد لعدد الأرقام التي يتم التعبير بها للحسابات الفرعية هى مدى المرونة والتوسع الذى نحتاجه فى كل حساب
حيث عندما نعبر عن الحسابات الفرعية برقم واحد فقط فهذا يعطينا مدى توسع ضيق حيث لا نستطيع فى تلك الحالة إلا الوصول لتسع حسابات فرعية فقط
كما فى المثال السابق يمكننا التوسع في التفريعات تحت حساب الأصول رقم ( 1) بدا من 11 الى 19 وبهذا لن نستطيع تسجيل كود اضافي بعد رقم 19
اما فى حالة الأصول المتداولة (12) قمنا بالتعبير عن الحسابات الفرعية برقمين فكانت (1201,1202,1203) وبهذا يمكننا تسجيل حسابات فرعية يصل الى 99 حساب فرعى يندرج تحت الاصول المتداولة حيث يمكننا ان نصل الى رقم 1299
وبهذا نصل الى ان كلما زاد عدد الأرقام Digit No) ) كلما استطعنا فى التوسع أكثر في الحسابات الفرعية
واليكم القاعدة الحاكمة لهذا
عدد الارقام Digit No | مدى التوسع فى الحسابات الفرعية | مثال |
1 Digit | 9 حسابات فرعية | من 11 الى 19 |
2 Digit | 99 حساب فرعى | من 101 الى 199 |
3 Digit | 999 حساب فرعى | من 1001 الى 1999 |
4 Digit | 9999 حساب فرعى | من 10001 الى 19999 |
ويمكنك من مشاهدة شرح كامل لكيفية تصميم دليل الحسابات فى برنامج حسابات VoKo من هنا
- مراحل انشاء دليل الحسابات فى نظام VoKo ERP
وذلك من خلال قائمة حسابات … نختار شجرة الحسابات
تفتح لنا نافذة كالتالى..
كيفية انشاء حساب جديد؟
بالضغط كليك يمين على شجرة الحسابات تظهر ايقونة انشاء حساب فرعى نضغط عليها ثم
نقوم بكتابة اسم الحساب ونوع الحساب وطبيعة الحساب ثم حفظ
كما فى الشكل المقابل >>>
ملحوظة: رقم الحساب يتم انشاءة اوتوماتيكيا كما يمكنك تغييره كما تشاء
ولكن من الافضل ان تتركه كما هو.
نبدأ بتكويد الحسابات الفرعية فى كل حساب رئيسى
مثال: تقسيم الأصول الى : أصول ثابتة، وأصول متداولة ويتم ذلك على النحو التالى
نضغط كليك يمين على حساب الأصول ثم انشاء حساب فرعى
بنفس الخطوات السابقة نقوم بملئ البيانات: اسم الحساب وطبيعة الحساب
ملحوظة: نوع الحساب يظهر تلقائى تبعاً لنوع الحساب الرئيسى المنشأ تحتة هذا الحساب وكذلك طبيعته بعد كتابة البيانات نضغط على زر حفظ.
كما هو مبين.. وبنفس الطريقة نقوم بانشاء جميع الحسابات الخاصة بالشركة
من خلال برنامج حسابات Voko ERP، واذا اردنا حذف اى حساب نضغط عليه دبل كليك ثم حذف.
نتمني أن نكون قد أفدناكم مع كل الحب والتقدير.
مع تحيات شركة بيزنس فورس أنظمة Voko ERP.
اترك تعليقاً