تسعى معظم المؤسسات إلى إدارة المنظومة بأفضل كفاءة ممكنة، وهذا يشمل تنظيم إدارة كافة أقسام المؤسسة وتنظيم العمل بين الأفراد، ومن بين أهم وسائل إدارة المؤسسات هي إدارة المخزون، وذلك من أجل حماية الموارد المالية وغيرها من الاختلاس، وخلال مقالنا هذا سوف نقدم كل ما تريد معرفته عن إدارة المخزون.
كل ما تريد معرفته عن إدارة المخزون
إدارة المخزون من المهام الكبيرة
لإدارة المخزون فوائد عديدة، كما أنها تُعد من المهام الكبيرة، وذلك للعديد من الأسباب، منها أنه يجب تحديد كميات المخزون التي يتم توفيرها داخل المؤسسة وذلك من أجل توفير الإنتاج داخل المؤسسة، كما يمكن استخدام برنامج ادارة شركات لعملية إدارة المخزون، ويجب تجنب أن يكون المخزون أقل أو أكثر من اللازم، لأنه في حالة كان المخزون أقل من اللازم، فإنه من الممكن أن يؤدي إلى نفاذ المخزون، وهذا ما قد يؤثر على الإنتاج داخل المؤسسة، ويؤدي إلى الانتظار لوصول شحنات جديدة بالمخزون الجديد.
أما إذا كان المخزون أكثر من اللازم، فإنه من الممكن أن يؤدي زيادة التكاليف على المؤسسة، وذلك من أجل توفير أماكن لتخزين الكميات الزائدة من المخزون، كما قد يؤثر تخزين المخزون لفترة طويلة على صلاحيته، وبالتالي يكبد المؤسسة مبالغ مالية.
كما يجب اقتناء أماكن للتخزين ذات مواصفات مناسبة للمخزون، منها أن تكون بها تهوية جيدة، وتوفير الحرارة والإضاءة وغيرها من الأمور التي تضمن سلامة المخزون، ويمكن التأكد من توفر تلك المواصفات عن طريق برنامج إدارة شركات به تصنيف إدارة المخزون.
ويجب تخزين الموارد بأشكال علمية وبعناية تامة، وذلك أثناء عملية الاستلام والفحص وتسجيل المخزون والتكويد وغيرها من الخطوات اللازمة للتخزين.
الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن
يوجد فرق بين إدارة المخزون وبين إدارة المخازن، فإدارة المخزون Inventory Management هي عبارة عن الاحتفاظ بأنواع الأصناف التي يتم استخدامها في التجارة والصناعة بكميات كبيرة ومناسبة، ويتم الاحتفاظ بها في أماكن مناسبة وملائمة لتلك الموارد، ويجب أن تكون تلك الأماكن قريبة من الأماكن التي يتم استهلاك تلك الموارد فيها، وذلك لتوفير النقل، والحفاظ على الموارد.
ويتم في إدارة المخزون التحكم في كمياته، لضمان أن تكون الكميات مناسبة وليست زائدة عن الحد الأقصى، كما يجب الاهتمام بالصرف واستلام المخزون، وأن تتم تلك الأمور بواسطة أذونات يتم السماح بها من قبل مدراء المؤسسة.
ويتم مراقبة كميات المخزون، وإمداده بالكميات الأخرى في حالة نفاذه، وذلك من أجل ضمان استمرارية عملية الإنتاج داخل المؤسسة، كما يجب تحديد أكواد وكروت لكل صنف من أصناف المخزون، وذلك لضمان معرفة الكميات المتاحة لكل صنف من أصناف المخزون، ويمكن استخدام برنامج حسابات لذلك.
أما إدارة المخازن Warehousing Management فهي التي يتم فيها التحكم في المخازن عن طريق توفير أماكن التخزين الأماكن والمباني المناسبة لذلك، كما يتم تحديد أساليب التخزين المناسبة للموارد المخزنة.
كما يتم فيها الاطلاع على أذونات الصرف والتخزين للموارد من قبل الإدارة، وبالتالي يتم فيها صرف وتخزين المخزون في المخازن، ويتم فحص الموارد وتدوين مواصفاتها عن طريق برنامج حسابات، كما يتم التأكد من أنها مناسبة للمعايير القياسية، ويكون مسؤول عن المخازن أمين المخزن، ومن يعمل معه.
كيفية إدارة المخزون
تتم عملية إدارة المخزون وفق آليات يتم الاهتمام بها من قبل المدراء، وذلك لضمان عدم نفاذه، وضمان تخزينه بشكل مناسب، ويتم ذلك عن طريق عدة خطوات، وهي:
- تعيين الأشخاص ذوي الكفاءة العالية والثقة والأمانة، من أجل القيام بإدارة المخزون، ولا يتم خروج أو دخول أي من الموارد أو أي شيء من المخزون أو إلى المخزون إلا عن طريق وجود إذن من قبل المسؤولين عن المخزون.
- يتم فحص المخزون، والتأكد من مطابقته للمعايير القياسية، والتأكد من الكميات التي تم الاتفاق عليها، والمذكورة في برنامج حسابات معين يتم استخدامه في المؤسسة لتسهيل عملية المقارنة بين المنتجات، كما يتم التأكد من جودة المنتج، ومقارنتها بالمواصفات المكتوبة في إذن الاستلام.
- يتم جرد المخزون بشكل مستمر، وذلك من أجل ضمان توفيره، حيث من الممكن أن يتفق الأمراء بالمؤسسة أو الشركة على جرد المخزون بشكل مستمر عند كل عملية إضافة داخل المخزون أو صرف، بينما تُعرف عملية الجرد الدوري على أنها جرد المخزون عند كل فترة محددة.
- تختلف الشركات في وسائل وموارد التخزين، فهناك آليات تختلف من شركة لأخرى، ومنهم من يقوم باستخدام برنامج حسابات لتدوين ملاحظات التخزين، أو باستخدام برنامج إدارة شركات، أو يتم التدوين بالشكل اليدوي، أما بالنسبة للمنتجات، فيكون المخزون الخاص بالشركات الصناعية أغلبه من المواد الخام، بينما يكون المخزون في الشركات التجارية عبارة عن بضائع وسلع، للتجارة، كما يتم تقسيم المخزون إلى عدة تصنيفات وذلك لتسهيل عملية التخزين، حيث هناك أصناف صناعية مباشرة يتم تخزينها، ومنها المواد الخام، والمواد النصف مصنعة، والمواد تامة التصنيع، بينما تُوجد أصناف صناعية غير مباشرة مثل مواد الصيانة، والمواد الإدارية والكتابية.
أنواع المخزون
تنقسم أنواع المخزون إلى مواد خام، ومواد نصف مصنعة، ومواد كاملة التصنيع، والمواد الخام، هي المواد التي يتم استخدامها في عملية التصنيع، وهي تشمل كمية كبيرة من مخزون المؤسسات الصناعية.
والمواد النصف مصنعة، فتوجد في المؤسسات الصناعية والتجارية، حيث تقوم المؤسسات والشركات الصناعية بتوزيع ذلك النوع من المواد، أما المنتجات كاملة التصنيع، فهي توجد في كل من المؤسسات الصناعية والتجارية، ومنها قطع غيار الآلات الموجودة بالشركة، والأوراق والأحبار وغيرها.
ويمكن تقسيم تلك المواد المُخزنة وترتيبها وتنظيم كمياتها، عن طريق استخدام برنامج إدارة شركات، حيث يسهل ذلك متابعة الكميات المتوفرة من المواد.
استخدام البرامج في إدارة المخزون
تعمل العديد من الشركات على توفير آليات إلكترونية من أجل متابعة إدارة المخزون، حيث يتم اختيار برنامج لإدارة المخزون مثل برنامج إدارة شركات، وذلك لتوفير المجهود والوقت في عملية الجرد وتدوين المواد الداخلة والمصروفة من المخزون، حيث تُتاح تلك البرامج كبرنامج حسابات مثل العديد من البرامج الحسابية، ويتم توفيرها على أجهزة الجوال واللابتوب.
اترك تعليقاً