كم من الوقت سيستغرق تنفيذ برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP ؟ ، قبل أخذ القرار بتنفيذ برنامج ERP يتسائل المسؤل عن القرار عن عدة أشياء من ضمنها كم من الوقت الذي سيستغرقه تنفيذ برنامج ERP وأيضاً تكاليف تنفيذ البرنامج لمعرفة هل ستسمح ميزانية الشركة بتنفيذه ام لا.
كم من الوقت سيستغرق تنفيذ برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP؟
الوقت المستغرق فى تنفيذ برنامج ERP يعتمد على حجم الأعمال الموجودة داخل الشركة، وعلى عدة عوامل أخري وهي:-
- عدد وحدات النظام التى سيتم تنفيذها Modules.
- نطاق التغيير لإجراءات وخطوات العمل.
- كمية التعديلات التى سيتم عملها على النظام Customizations.
- عدد المواقع Sites التي سيتم التنفيذ والتدريب بها.
- استعداد المؤسسة لاستقبال النظام الجديد.
ووفقاً لمتخصصي تخطيط موارد المؤسسات ERP فإن مرحلة تخطيط موارد المؤسسات النموذجية لشركات القطاع الخاص الكبيرة تستغرق من 12 لـ 14 شهرا.
بينما تتطلب المرحلة النموذجية للوكالة الحكومية من سنتين إلى ثلاث سنوات.
و تحتاج الوكالات والشركات الأصغر عادةً من 9 إلى 12 شهرا.ً
ملاحظات
-يمكن أن يتطلب تنفيذ ERP بالكامل لجميع وحدات النظام Modules فى مؤسسة كبيرة عدة سنوات، فقد أظهرت التجربة
الجهود المتعددة لسنوات دون تقدم واضح نادراً ما تكون ناجحة.
-و لحسن الحظ يمكن تقسيم أى برنامج رئيسى ERP إلى مراحل مع نتائج قابلة للقياس فى نهاية كل مرحلة.
ما هى التكاليف المخفية لتخطيط برنامج ERP ؟
العوامل الأربعة التي عادة ما يتم التقليل من قيمتها أو عدم تكلفتها بالشكل الصحيح خلال فترة التخطيط لتنفيذ مشروع النظام المحاسبي أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تشمل:
1- تغيير إجراءات وخطوات العمل Business process change
حيث يتطلب تطبيق ERP عادة تغييرات في أنظمة وإجراءات وخطوات العمل القائمة بالفعل داخل المؤسسة.
إن الفهم السيئ للتغيرات المطلوبة في أنظمة العمل قبل البدء فى التنفيذ هو السبب الرئيسي لفشل المشروع
يمكن أن تكون الصعوبات متعلقة بالنظام أو عملية الأعمال أو البنية التحتية أو التدريب أو نقص الحافز.
ولذلك فمن المهم أن تقوم المنظمات بتحليل شامل لإجراءات وخطوات العمل قبل أن تنفذ برمجيات تخطيط موارد المؤسسات.
لأن التحليل يمكن من خلاله تحديد الفرص لتحديث الإجراءات التى يشوبها قصور أو توجد بها أخطاء
كما أنه يتيح تقييماً لمواءمة الإجراءات الحالية التي تتبعها المؤسسة مع تلك التي يوفرها نظام تخطيط موارد المؤسسات.
فمعظم الناس يكتفون بالعمل وفقا لإجراءات العمل الموجودة داخل المؤسسة، ولا يحاولون تغيير هذه الإجراءات حتى وإن كان يشوبها بعض الأخطاء أو القصور.
إذا لم تكن الشركة المنفذة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات لديها محللي أعمال جيدين قادرين على تحليل الأعمال قبل البدء فى نقلها على نظام تخطيط موارد المؤسسات، فإن تنفيذ النظام بهذه الصورة قد يعرضه للفشل.
إن تغيير إجراءات العمل عملية ليست سهله وفى بعض الأحيان تستهلك وقتا أطول مما تم التخطيط له.
2- إدارة التغيير في المؤسسة Organization change management
على الرغم من أن تحسينات إجراءات وخطوات العمل تجعل المؤسسات أكثر كفاءة وفعالية، فإن التغيير يخلق حالة من عدم اليقين والتشكك على جميع مستويات المنظمة.
إن وجود برنامج رسمى لإدارة التغيير في المؤسسة (Change Management) يطمئن الموظفين ويساعدهم على قبول التغييرات
لكن مع العديد من المديرين التنفيذيين غير المطلعين على التفاصيل الدقيقة في عملية إدارة التغيير في المؤسسة
لا يتم النظر بعين الاعتبار إلى أهمية عملية إدارة التغيير.
3- ترحيل البيانات Data migration
ترحيل البيانات هو عملية نقل البيانات ونسخها وإعادة هيكلتها من النظام قائم إلى نظام ERP الجديد.
إن ترحيل البيانات أمر بالغ الأهمية لنجاح التنفيذ ويتطلب تخطيطاً كبيراً.
ولسوء الحظ أن ترحيل البيانات الذي يعد من ضمن الأنشطة النهائية قبل مرحلة التشغيل الفعلى لنظام ERP، غالباً ما لا يحظى بالاهتمام الكافي.
ففى كثير من الأحيان يكون ترحيل البيانات غير مكتمل؛ لأن بعض البيانات الموجودة في النظام الحالى إما غير متوافقة أو غير مطلوبة في النظام الجديد، وعلى هذا النحو قد يحتاج النظام الحالى إلى الاحتفاظ به كقاعدة بيانات مؤرشفة للإشارة إليها بمجرد وجود نظام تخطيط موارد المؤسسات الجديد مما يزيد من تكلفة المشروع النهائية.
قبل تنفيذ أنظمة ERP غالباً ما تكون لدى الشركات قواعد بيانات متداخلة وقواعد ضعيفة لتعديل وتغيير البيانات Editing rules.
ولكن مع القيود الأكثر إحكاماً التي تتطلبها أنظمة ERP فإن وقت ترحيل البيانات يزيد،
وفى كثير من الحالات لا يتم تقدير الوقت المطلوب لعمليات نقل البيانات بصورة صحيحة أو الإغفال عن هذا العامل نهائيا،
لا سيما إذا تعذر تحديد جميع مصادر البيانات.
4- التعليمات البرمجية المخصصة Custom code
تستند أنظمة تخطيط موارد المؤسسات نظرياً على أفضل الممارسات الصناعية industry best practices، ويفترض صانعوها أن تقوم بتطبيقها كما هى.
كما يقدم موردو تخطيط موارد المؤسسات خيارات تهيئة configuration تسمح بتعديل البرنامج ليسمح لهم بتطبيق قواعد العمل الخاصة بهم، ولكن الفجوات بين قواعد العمل الفعلية، وما تقدمه أنظمة تخطيط موارد المؤسسات تظل قائمة حتى بعد عمل التهيئة اللازمة.
ومن هنا نشأت الحاجة إلى وجود تعليمات برمجية مخصصة customization تحقق قواعد العمل الخاصة بكل مؤسسة، على الرغم من أن الشركات تمتلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات منشئة خصيصا من أجلها فقط Customized ERP، إلا أن هذا يعتبر ممارسة سيئة لأن:
- التخصيص يزيد من تكلفة التنفيذ بشكل كبير حيث دائما ما ينتهز المستخدمون الفرصة ويطلبون المزيد من الميزات الإضافية.
- التخصيص يلغي الضمان.
- يجب إعادة إنتاج المشكلات التي يتم إبلاغ البائع بها على البرامج غير المعدلة.
- التخصيص يجعل الترقيات صعبة، عادة ما تتطلب البرامج المخصصة اضافة التعديلات لها مرة أخرى فى كل مرة يصدر فيها البائع إصداراً جديداً.
أخيراً ، فإن معظم الشركات لا تعطى تكلفة أنظمة ERP قيمتها الصحيحة، حتى الشركات التي تقدر التكلفة الأولية نادراً ما تشمل تكلفة التحول إلى الإصدارات الجديدة.
اترك تعليقاً