كيفية تخفيف الأعباء المحاسبية بواسطة الحلول البرمجية، يعد مجال المحاسبة من المجالات الواسعة والذي يشمل العديد من التصنيفات المختلفة، والتي يتم استخدامها بكثرة في معظم الشركات والمؤسسات في جميع أنحاء العالم، ويمكن تخفيف المحاسبية عن طريق استخدام الحلول البرمجية التي تشمل برامج مثل ERP وغيرها من برامج المحاسبة وإدارة المشاريع.
كيفية تخفيف الاعباء المحاسبية بواسطة الحلول البرمجية
أهمية استخدام البرامج للعمليات المحاسبية
يعد الاستخدام البرمجي، أو استخدام برنامج حسابات في مجال المحاسبة، من أهم الطرق التي تعمل على تسهيل وتخفيف الأعباء المحاسبية، وذلك لأنه يشمل العديد من المميزات، ومنها أن تلك البرامج تتميز بالدقة والسرعة في إعداد المستندات اللازمة للمحاسبة، وكذلك تنفيذ العمليات الحسابية المهمة.
كما تحتوي تلك البرامج على إمكانية تنفيذ العديد من المهام المتعددة المتعلقة بمجال المحاسبة، ومنها التسجيل، وتحليل البيانات، وحفظ المستندات وإصدارها وطباعتها، مما يعمل ذلك على توفير الوقت والمجهود، ومن الممكن تقليل التكاليف المخصصة لذلك.
ومن مميزات تلك البرامج تنظيم الدفاتر وحفظها في أماكن مناسبة إلكترونياً، وتجميع وتخزين المعلومات، وذلك في سبيل إدارة المؤسسات والشركات بشكل منظم وذي كفاءة عالية، كما تقوم بإنجاز العمليات التي يوجد تشابه فيما بينها، ووجود الدقة في استخراج المعلومات والبيانات، حيث تحتوي تلك البرامج على كفاءة عالية في تنظيم وتحليل البيانات.
كفاءة البرامج المحاسبية
ويوجد رقابة على أي برنامج حسابات مُتاح تجعله يتلافى وجود أي أشياء تتعارض مع البيانات الموجودة، كما يزيد استخدام تلك البرامج من وجود الثقة في التعامل معه، وذلك لضمان أنه يتم التعامل بشكل آلي، وكذلك الثقة في التقارير التي يتم إصدارها من قبل تلك البرامج المحاسبية.
وتعمل تلك البرامج على زيادة كفاءة الأنظمة التي تسير بها المؤسسات، وكذلك إصدار المعلومات والبيانات والتقارير بشكل دوري ومستمر، كما تعمل تلك البرامج على استخدام وسائل للبحث بشكل عملي وعلمي، وإنشاء أنظمة متكاملة يتم تخزين المعلومات الإدارية والمحاسبية بها، وبالتالح يتم فتح مجال واسع للدراسات العملية والعلمية.
كيفية اختيار البرامج المناسب للعمليات الحسابية
يجب اختيار برنامج حسابات للعمليات الحسابية، والتي تحتوي على كافة الخصائص والمميزات المطلوبة من قبل إدارة الشركة، والتي من شأنها أن تنفذ العمليات الحسابية بالشكل المطلوب، ويتم اختيار البرنامج بناء على العديد من الأمور.
ومن تلك الأمور أن يكون البرنامج ذو تكلفة غير عالية، حيث يهتم المدراء باستخدام البرامج الغير مكلفة، وفي نفس الوقت البرامج التي لها احترافية في تنفيذ العمليات، وتتوفر العديد من البرامج بشكل مجاني، كما يوجد برامج مدفوعة، تحتوي على العديد من الخصائص الاحترافية.
يجب ضمان أن يكون البرنامج المُختار لتنفيذ العمليات الحسابية سهل الاستخدام لجميع أفراد الشركة أو المؤسسة، وذلك لضمان التعامل بشكل ذي كفاءة مع البرنامج، ويشمل ذلك جميع أفراد الشركة، ومن الممكن القيام بدورات تدريبية لكيفية استخدام البرامج الحسابية المُختارة وذلك لضمان إمكانية التعامل معه من قبل الجميع.
ضمان احترافية البرامج المختارة
يجب انتقاء برنامج حسابات احترافي ومُوحد خاص بالشركة، وذلك لتجنب تداخل البرامج مع بعضها، ولتنظيم العمل عليه، كما يجب أن يحتوي البرنامج على قوائم منفصلة في الداخل، ومنها قائمة منفصلة خاصة بالموارد، وقائمة خاصة بالتعاملات المالية، وقائمة خاصة بالتقارير، وأداء أفراد الشركة.
كما يجب أن يكون هناك ربط آلي بين البرنامج، وبين المخزون، حيث يتم حساب الموارد وصرفها وصرف فواتيرها، وفي نفس الوقت يتم حساب المتبقي أو الزائد تبعًا لمحتوى المخزون أو الإدارة المالية.
ويجب تجربة البرنامج على النظام الكامل في الشركة، قبل اعتماده رسميًا، وتجربة كافة خصائصه، وربط مكوناتها مع بعضها البعض، وتنفيذ العديد من العمليات في وقت واحد، وعلى العديد من الأجهزة المختلفة المربوطة ببعضها البعض، وذلك من أجل ضمان احتواء البرنامج على كفاءة عالية.
ويمكن اختيار برنامج حسابات مناسب للعمليات الحسابية من خلال، البحث عن أفضل البرامج في الإنترنت، وقراءة تقرير عن كل برنامج، من قبل مستخدمي تلك البرامج، كما يتم المقارنة بينها في الخصائص والاحترافية، وسهولة استخدامها، وذلك من أجل اقتناء البرنامج المناسب للشركة أو المؤسسة.
برامج ERP لتسهيل العمليات المحاسبية
من بين البرامج المحاسبية المختلفة، توجد برامج الـ ERP والذي يُعرف على أنه برنامج تخطيط موارد المؤسسات، وهو من البرامج التي تُساعد بشكل رائع على تنظيم العمليات المحاسبية، وتنفيذها بشكل احترافي، ويوجد العديد منها.
ويقوم ERP بتقديم العديد من الوظائف التي تتعلق بمجال المحاسبة وإدارة المؤسسات بشكل عام، حيث يوجد به قاعدة بيانات مرتبة ومنسقة، وتساعد الشركة على تنفيذ العمليات بالشكل المطلوب.
كما أن برنامج ERP يساعد على تطوير المبيعات، وتخطيطها، والتسويق إليها، وتسهيل تنظيم البرمجيات، كذلك الاطلاع على البيانات المُخزنة لدى الشركة، وترتيبها، بشكل يجعل الإدارة تتطلع عليها بشكل أسهل.
أهمية برامج ERP للعمليات الحسابية
يحتوي برنامج ERP على العديد من البرمج المتفرعة، والمتصلة مع بعضها البعض، كما يُمكن استخدامه في جميع أنحاء الشركة، ويمكن استخدامه من قبل كافة الأفراد بالشركة، كما يحتوي على تصنيفات للصلاحيات التي يمكن إعطاءها للأعضاء، وذلك لجعل كل عضو يملك الصلاحيات الخاصة بمجال عمله، وذلك من أجل تسهيل التعامل مع البرنامج.
كما تعمل برامج ERP على كل قسم داخل الشركة بشكل منفصل، وترتيب البيانات الخاصة بها، وإصدار الفواتير والتقارير بشكل دوري، من أجل متابعة أداء الشركة أو المؤسسة، ولضمان آلية عمل منظمة في كافة أنحاء الشركة.
وهذا تكون قد تعرفت على كيفية تخفيف الأعباء المحاسبية بواسطة الحلول البرمجية، حيث تتوفر العديد من البرامج التي تساعد على تنفيذ العمليات الحسابية.
اترك تعليقاً