تُعد عملية جرد المخزون، من الأمور المهمة في إدارة الشركات والمؤسسات الصناعية والتجارية، حيث يتم جرد جميع الأصناف داخل المشروع، ويتم ذلك على عدة خطوات، سنتعرف في هذا المقال عن كيف تصبح عملية الجرد السنوي للمخازن سهلة.
كيف تصبح عملية الجرد السنوي للمخازن سهلة
تختلف عملية جرد المخزون حسب اختلاف الشركة، وحسب نوع الجرد، فهناك أنواع متعددة للجرد، ويقوم المدراء للشركة أو المؤسسة باختيار الطرق المناسبة والآمنة من أجل ضمان جرد المخزون، والتأكد من تدوين كافة الأصناف الموجودة.
كما يجب أن تتم عملية الجرد تحت أسس محاسبية سليمة، ويمكن الاستعانة ببرنامج محاسبة مناسب من أجل القيام بالجرد، كما يمكن تدوين البيانات الخاصة وتنظيمها من خلال أنظمة ERP.
يقصد بعملية الجرد السنوي للمخزون، هي حصر المواد الموجودة في المخازن، ويتم مطابقة تلك المواد الفعلية، بالذي يتم تسجيله في النظام الإلكتروني أو أنظمة الرصد الآلي مثل أنظمة ERP.
وتُعد تلك الخطوة مهمة جداً في أي مشروع، حيث تضمن توفر الموارد المناسبة لاستمرار العمل في الشركة، ومعرفة إذا كان يُراد شراء المزيد من الموارد أم أنها تكفي للمشروع.
الغرض من الجرد السنوي
لعملية الجرد السنوي داخل المخازن العديد من الأهداف والأغراض، ومنها التأكد من وجود تطابق بين الموجود من الموارد على النظام الآلي ببرنامج محاسبة مثلاً، وبين الموجود الفعلي في المخازن، ثم يتم تدوين ذلك في الحساب الخاص بالموارد.
كما يهدف ذلك إلى التأكد من توافر الموارد على النطاق الفعلي اللازمة لاستمرار العمل داخل الشركة، والتأكد من مطابقة الموجودات في كافة الأقسام، ثم الموجودات التي تشمل الشركة، مع الموجود في النظام الآلي أو نظام ERP الخاص بالشركة.
ويفيد أيضًا ذلك في التأكد من الإجراءات القانونية التي تقوم بها الجهات الحكومية، عند الرقابة في الموجودات داخل المشروع.
فوائد الجرد السنوي للمخازن
تُعد عملية الجرد السنوي للمخازن من الأمور الهامة التي يحرص المدراء لدى الشركة على القيام بها، وذلك من أجل تجنب تغير أي من الموارد داخل المخازن، ومن أجل ضمان توفر الموارد الخاصة بالإنتاج داخل الشركة.
ومن المهم تسجيل كافة الأمور المتعلقة بالمخازن والموارد الموجودة به على برنامج محاسبة خاص، مع ضمان تطابقها مع الموجودات الفعلية، وهذا يجعل توفر الموارد داخل الشركة مُتاح وبالتالي استقرار آلية العمل بالشركة.
كما أنه من المهم أن يتم ترقيم كافة الأصناف بأرقام خاصة بها ومختلفة عن بعضها البعض لتجنب تداخلها، وتدوين تلك الأرقام ببرنامج محاسبة مناسب، أو نظام آلي، مع ضمان توافق كلاً من أرقام وأكواد الأصناف داخل المخازن، والأرقام والأكواد في النظام الآلي.
تشكيل اللجنة الخاصة بالجرد السنوي للموارد
يجب تشكيل لجنة خاصة بالجرد السنوي للموارد، تكون ذا كفاءة كبيرة من أجل القيام بمهامها بالشكل المطلوب، ويكون قرار تشكيل اللجنة خاص بوكيل الجهة الإدارية.
ويجب أن يكون المشرف على الجرد السنوي للموارد ذا خبرة في المجال المحاسبي والمجال المخزني، واستخدام أكثر من برنامج محاسبة مناسب لتدوين بيانات عملية الجرد، كما أنه من الممكن أن يكون هناك أكثر من لجنة يتم ضمها من أجل الجرد، أو أن تكون لجنة واحدة يشرف عليها مشرف الجرد.
يجب أن يكون الفريق المكون من أجل القيام بالجرد على معرفة باستخدام ERP، وهو النظام الخاص بتنظيم الموارد داخل المؤسسة أو المشروع أو الشركة.
خطوات الجرد السنوي للموارد
هناك العديد من الخطوات أو السياسات التي يجب اتباعها عند القيام بالجرد السنوي للموارد داخل المؤسسة، ومنها:
-
- يجب أن يكون هناك تطابق بين تسلسل الأرقام المطبوعة على الموارد، وبين تسلسل الأصناف داخل المخزن.
- يجب عدم دخول أو خروج أي بضاعة أو موارد داخل أو خارج المخزن إلا بوجود فاتورة، وبوجود إذن من مشرف المخزن.
- يجب التعامل بحذر مع الأصناف الخفيفة وسهلة النقل من الموارد داخل المخزن، كما يجب وضعها داخل صندوق خاص بها داخل المخزن.
- يجب مراقبة دخول وخروج الموظفين في المخزن، ويجب أن يدخل إلى المخزن من يملكون الصلاحيات الخاصة بذلك، كما يجب الحرص على حماية المفاتيح الخاصة بأبواب المخزن.
- يمكن القيام بعملية الجرد للمخازن في أي وقت ممكن، وذلك لضمان أن تسير الأمور بالشكل المطلوب داخل المخزن، ولتجنب تغير في أي من الأصناف أو الكميات المسجلة في النظام الآلي والموجودات الفعلية.
- يجب ضمان وجود نظام آلي أو نظام تنظيم الموارد ERP داخل الشركة من أجل تدوين البيانات الخاصة بالمخزن والفواتير وتنظيمها، ويجب تصنيف كل من الموارد في الأقسام الخاصة بها، وذلك من أجل سهولة التعامل معها من قبل جميع أفراد الشركة ذوي الصلاحيات الخاصة بذلك.
- يجب توفير التهوية اللازمة والإضاءة والكهرباء داخل المخازن، وذلك من أجل الحفاظ على الموارد المخزنة بداخلها، كما يجب الاهتمام بوسائل النقل والشحن للموارد، واختيار الوسائل الآمنة التي تضمن الحفاظ على الموارد.
- يجب التعاقد مع إحدى شركات التأمين من أجل تأمين المخزن، ويجب وضع كاميرات مراقبة داخل المخزن، من أجل ضمان عدم خروج أو دخول أي موارد من المخزن بدون إذن أو إشراف.
وبهذا قد يكون تم التعرف على كافة التفاصيل بشأن الجرد السنوي للموارد داخل المخزن، وكيف تصبح عملية الجرد السنوي للمخازن سهلة، حيث توجد العديد من الأمور والخطوات والإرشادات التي يجب اتباعها لذلك.
https://vokoerp.com/%D9%85%D8%A7-%D9%87%D9%88-%D9%86%D8%B8%D8%A7%D9%85-erp/
اترك تعليقاً