يسعى الكثير من المحاسبين إلى تسجيل حساباتهم بشكل منظم، ويتم ذلك إما عن طريق تسجيلها باستخدام الأوراق أو باستخدام البرامج، وإذا كان لديك شركة ما، فيجب أن تعلم معايير اختيار برنامج محاسبي مناسب لشركتك، وذلك من خلال أسس يتم اتباعها من أجل اختيار البرنامج المناسب.
معايير اختيار البرنامج المحاسبي المناسب
المعيار الأول : إصدار البرنامج
من المعروف أنه تُوجد إصدارات مختلفة من برامج المحاسبة، فهناك برامج متوفرة بالمجان، وهناك برامج مدفوعة، ومن الطبيعي أنك قد تفكر في اختيار البرامج المجانية.
ولكن تلك البرامج من الممكن أن تكون غير احترافية كتلك البرامج المدفوعة، حيث تحتوي البرامج المجانية على عدد محدود من الخصائص والأدوات التي تُسهل عملية تدوين وتنظيم الحسابات.
بينما تحتوي البرامج المدفوعة على كافة الخصائص والخدمات والمميزات التي من شأنها أن تُسهل عملية تدوين الحسابات، لذلك يجب اختيار البرامج الموثوقة والمشهور عنها كونها احترافية، سواء أكانت مجانية أم مدفوعة.
فإذا كنت تريد اختيار برنامج محاسبي مجاني، يجب أن تقرأ عنه وتعرف إذا كان احترافي أم لا، وذلك بواسطة قراءة الـ Reviews الموجودة عن البرنامج، وهذا ما يُسهل لك عملية اختيار أفضل برنامج حسابات.
كما يجب المقارنة بين الإصدارات المختلفة لنفس البرنامج، حيث تُوجد إصدارات خاصة بالشركات الصغيرة، وتوجد إصدارات أخرى خاصة بالشركات الكبيرة، ولكل منها خصائصها المختلفة.
كما تهدف شركات البرمجة إلى إصدار إصدارات حديثة من البرنامج تحتوي على مميزات أكثر من الإصدارات السابقة لها، لذلك يجب اختيار الإصدار الأحدث من البرنامج.
المعيار الثاني: سهولة استخدام البرامج
من المهم أن تختار برنامج محاسبي سهل الاستخدام، حيث يتجه بعض المحاسبين إلى ترك برنامج الأكسل EXCEL، واختيار برامج مختلفة أكثر سهولة منه، فيجب أن يحتوي برنامج المحاسبة المُختار على أدوات منفصلة ومرتبة.
فمثلاً، يجب أن يكون بالبرنامج قائمة خاصة بالعملاء، وقائمة للأصناف الموجودة بالشركة، وقائمة للمخزن، وقائمة للمندوبين، وأوراق القبض، وأوراق الدفع، والسائقين والفواتير، وغيرها، وكل قائمة يجب أن يكون لها تاريخ ووقت معين.
ومن الممكن أن تقوم بعمل دورة تدريبية لأفراد الشركة، وذلك بعد اختيار البرنامج المناسب لها، حيث يتم تدريب الأفراد على استخدام البرنامج واستخدام كافة صلاحياته، وتنسيق الحسابات والتعديل فيها، وذلك لضمان عمل متقن في البرنامج.
المعيار الثالث : صلاحيات المستخدمين
يجب أن يكون بالبرنامج المحاسبي الذي تختاره يحتوي على صلاحيات مختلفة للمستخدمين له، فمن المعروف أن معظم أفراد الشركة سيستخدمون ذلك البرنامج، فعلى سبيل المثال مدير الشركة، والمحاسب لكي يقوم بعمل الحسابات اللازمة وتدوينها.
وكذلك السكرتيرة التي تقوم بكتابة التقارير فيه، والكاشير الذي يقوم بتدوين الفواتير وتوريد الأموال، فليس من المعقول أن يملك كل هؤلاء نفس الصلاحيات المتاحة في البرنامج، ولكن يجب أن يملك كل شخص الصلاحيات المناسبة لطبيعة عمله.
فمثلاً ليس من الضروري أن تمتلك السكرتيرة الصلاحيات الخاصة بالخزنة والأمور المالية، وكذلك ليس من الضروري أن يمتلك المحاسب الصلاحيات الخاصة بالموردين.
لذلك يجب اختيار أفضل برنامج حسابات ويحتوي على تصنيفات بتلك الصلاحيات التي يمكن تعديلها، وذلك لإعطاء كل فرد في الشركة الصلاحيات التي تتناسب مع طبيعة عمله.
كما يُمكن التواصل مع المبرمج الخاص بالبرنامج، وطلب نسخة خاصة بشركتك، تحتوي على القوائم والخصائص المناسبة لك، فهناك بعض الشركات تهتم بأن يكون هناك قوائم خاصة بأمور معينة مثلاً الموردين، وشركات أخرى لا تهتم بتلك القوائم.
المعيار الرابع : أداء البرنامج المحاسبي
من المهم أن تختار برنامج محاسبي يتميز بأداء رائع وسهل، بدون أن يكون به تعليق أو Bugs، وذلك من أجل ضمان استقرار استخدام البرامج في كافة أوقات العمل في الشركة.
ويمكن تجربة أداء البرنامج، وذلك عن طريق تحميل النسخة التجريبية إذا كان البرنامج مدفوعًا، أو تحميل البرنامج المجاني، واستخدامه واستخدام كافة أدواته وتجربته، وذلك قبل اعتماده كأفضل برنامج حسابات رسمي لشركتك.
كما يجب تجربة إمكانية تعدد المستخدمين في البرنامج على نفس السيرفر، وذلك من أجل ضمان عدم وجود تعليق في البرنامج بسبب تعدد المستخدمين.
المعيار الخامس : التقارير
يهدف معظم المحاسبين إلى اختيار أفضل برنامج حسابات، عدم استخدام التعاملات الورقية في حساباتهم أو برنامج الأكسل، وذلك من أجل أن تكون التقارير مضبوطة ومفصلة وواحة.
حيث يجب أن تكون التقارير مرتبة، فهناك تقارير خاصة بالفواتير وعملية الشراء والبيع، وتقارير خاصة بالعملاء، والموردين، والخزائن، والأصناف، وغيرها من الأمور، كما يجب أن تُصدر التقارير بشكل دوري يومياً وأسبوعياً وشهرياً .. إلخ.
المعيار السادس : آلية عمل البرنامج
يجب أن تكون آلية عمل البرنامج المحاسبي أوتوماتيكية، فاختيار أفضل برنامج حسابات يجب أن يصحبه أفضل آلية عمل، فمثلاً عندما يتم إصدار فاتورة شراء معينة، فيجب خصم أو زيادة المبلغ الموجود في قائمة الخزنة بشكل تلقائي، وذلك من أجل ترتيب وتنسيق الحسابات والتقارير، كما يجب مراجعة البرنامج قبل البدء في اعتماده في الشركة.
وبعد أن تعرفت على معايير اختيار برنامج محاسبي مناسب لشركتك، يجب عليك اقتناء البرنامج الذي يتوافق مع المعايير التي تم ذكرها، والذي يُسهل عليك وعلى جميع أفراد الشركة استخدامه.
اترك تعليقاً