مقارنة بين استخدام برنامج الحسابات وشيت الاكسيل :- يسعى رواد الاعمال إلى توفير الأنظمة الاحترافية في الشركة من أجل الاستفادة من مميزاتها
مثل مميزات البرامج المحاسبية لضمان سير العمل بشكل احترافي متميز وبشكل يضمن تحقيق الأرباح في الشركة
لذلك يتم استخدام برامج محاسبية تقوم بتنفيذ العديد من العمليات الهامة داخل الشركة
ومن المهم معرفة مميزات البرامج المحاسبية والفرق بينها وبين برنامج الاكسيل التابع لشركة ميكروسوفت اوفيس .
-
تعريف برنامج الاكسيل :-
برنامج مايكروسوفت إكسيل هو واحد من برامج الجداول الإلكترونية ويستخدم في إنشاء الجداول والرسوم البيانية وإدخال البيانات ليتم معالجتها حسابياً .
وهو برنامج لانشاء الجداول التي يتم فيها إدخال البيانات ليتم معالجتها حسابيا من خلال إدخال بعض المعادلات الحسابية .
تستخدم جداول الإكسيل كملفات لإدخال وتخزين البيانات – إنشاء معادلات حسابية – تنسيق البيانات وأيضاً يمكن إنشاء بعض الرسوم البيانية من خلالها .
ولكن اكثر ما تتميز به جداول الإكسيل هوإدخال كل البيانات والمعادلات والرسومات يدوياً .
-
ما هو برنامج الحسابات ؟
هو نظام إلكتروني تم إنشائه وتطويره بهدف إدارة العمليات المحاسبية في المؤسسة أي بصيغة أبسط لإدارة حسابات المؤسسات.
الفرق بين العمليات الحسابية والمحاسبية هو:-
- العمليات الحسابية هي عمليات الجمع والطرح والضرب والقسمة .
- العمليات المحاسبية هي عمليات تتكون من جانبين مدين ودائن ومنها يتم تسجيل قيود اليومية و حساب الأرباح والإيرادات والمصروفات والميزانية وغيرها .
يتكون برنامج الحسابات من قسمين :
- قواعد البيانات :-
قواعد البيانات هي ايضاً جداول يتم فيها تخزين البيانات ولكنها تختلف عن جداول الإكسيل بإنها تتميز بسعة كبيرة لإستضافة البيانات أًيضا .
وذلك يكون بإمكانية الربط بينها لإتمام العمليات المحاسبية والحسابية وإستخراج التقارير الخاصة بهذه العمليات
فقواعد البيانات هي التي تحتوي علي جميع المعادلات المحاسبية والحسابية.
قواعد البيانات هذه لا يمكن الوصول إليها إلا من خلال مُستخدمين محددين مثل (مدير النظام )
يتم تعيين صلاحياتهم بحيث يمكنهم إستخراج البيانات من قواعد البيانات .
هذا ينطبق ايضا علي امكانية التعديل علي البيانات او حذفها .
لكن أهم ما يُميز قواعد البيانات هو إنه لا يمكن التحكم فيها بمعنى أدق انه لا يمكن إنشاء عمليات( الاضافه – التعديل – الحذف ) إلا من خلال واجهة البرنامج .
وذلك ينقلنا للنقطة التالية وهى :-
- واجهة البرنامج:-
واجهة البرنامج هو الجزء الذي يمكن للمستخدم العادي التحكم فيه بسهولة دون الحاجة لـ محاسب متخصص أو مبرمج .
فكل ما علي المستخدم فِعله فقط هو إدخال البيانات ثم يقوم البرنامج تلقائياً بتسجيل قيود اليومية وإنشاء المعادلات
وذلك لحساب ( الإيرادات – المصروفات – الأرباح – الخسائر – إعداد القوائم المالية – الميزانية )
وذلك على عكس جداول الإكسيل ليس علي المستخدم إدخال اي معادلات من اي نوع سواء حسابية او محاسبية .
وأيضاً يقوم بربط جميع هذه البيانات ليقوم بإستخراج التقارير.
كما أن هذه التقارير قد تكون تفصيلية او مجمعة و منها يمكن للمستخدم العادي بكل سهولة فهم الوضع المالي للمؤسسة.
برنامج الحسابات يتكون من اكثر من قسم وشاشة حيث أنه يُدير ( المبيعات – المشتريات – المخازن – الحسابات – شؤون الموظفين …… وهكذا .) كما انه يقوم بإستخراج عدد كبير من التقارير .
إذاً وبإختصار شديد برنامج المحاسبة الغرض منه هو انه يقوم بإدارة الحسابات بافضل شكل ممكن هذا علي عكس جداول الاكسيل التي تم استخدامها.
تعرف علي انظمة VOKO ERP
-
تكلفة استخدام الاكسيل كبرنامج حسابات في المؤسسة التجارية :-
تقوم جداول الإكسل بإدارة العمليات الحسابية من خلال إدخال المعادلات يدوياً
لذلك سوف تحتاج الى متخصص في الرياضيات ليقوم بإدخال المعادلات المعقدة اوالأكثر تقدماً الى الجداول .
إذا تم إستخدام البرنامج بهدف محاسبي سوف تحتاج الى محاسب يقوم بإدارة العمليات المحاسبية بنفسه التي لا يمكن تسجيلها علي الاكسيل .
سوف تحتاج الي تصفير ( مسح ) قواعد البيانات كل فترة ( قصيرة ) وذلك لصِغر المساحة التخزينية لجداول الاكسل
لذلك ستتنازل عن بعض البيانات بسبب مسحها .
إذاً و إستناداً على كل ما سبق إليك 10 فروقات جوهرية بين جداول الاكسيل و برنامج الحسابات :–
1- الاكسيل هو جداول لتسجيل البيانات و معالجتها حسابياً ويُعتبر برنامج الحسابات نظام متكامل لتسجيل البيانات ومُعالجتها محاسبياً وحسابياً من خلال قواعد البيانات وواجهة البرنامج .
2- يجب إدخال المعادلات الحسابية يدوياً في جداول الإكسيل ولكن في برنامج الحسابات ليس عليك إدخال اي نوع من المعادلات فهو يقوم بدروه تلقائياً .
3-السعة التخزينية لقواعد بيانات جداول الإكسيل أقل كثيراً جداً من السعة التخزينية لبرنامج الحسابات و التي قد تصل في برنامج الحسابات الى” 5 جيجا”، اي يمكن تخزين البيانات عليها لسنوات .
4-الإكسيل لا يوفر صلاحيات المستخدمين بعكس برنامج الحسابات وهذا يعني أن أياً من كان يمكنه التعديل عليه أو مسح البيانات أو حتي نقلها من جدول لأخر ( نسخها ) .
5-في حالة ضياع البيانات في جداول الإكسيل لا يمكن إستردادها ولكن في برنامج الحسابات يمكن إسترداد البيانات من خلال خاصية إسترجاع قواعد البيانات .
6-الإكسيل لا يقوم بطباعة الفواتير أو التقارير أو يدعم الباركود وذلك بعكس برنامج الحسابات الذى يدعم كل هذه العمليات بالإضافة الى طباعة مُلصق الباركود أيضاً .
7-من خلاله يمكنك الرجوع الى السنوات المالية الماضية للمؤسسة، أيضاً يمكنك وضع تصور مستقبلي للميزانية (موازنه) بأبسط الطرق و دون الحاجة لمحاسب مختص، هذا بعكس جداول الإكسيل.
8- برنامج الحسابات يقوم بإستخراج تقارير سهلة الفهم مثل تقارير ( رصيد المخازن – مبيعات كل كاشير – الأصناف الأكثر ربحية – الإيرادات والمصروفات – يومية المبيعات – المبيعات والمشتريات خلال فترة – أصناف الموردين …….. وهكذا .)
هذا لا يقوم به برنامج الإكسيل علي الإطلاق .
9- بعض برامج الحسابات توفر خواص مميزة في البرنامج مثل خاصية ( إدارة الأقساط – تحديث الأسعار ألياً – ربط كل كاشير بخزينه منفصلة – التحويل بين الخزائن الفرعية والخزينة الرئيسية – دعم تعدد الوحدات – دعم تعدد الأسعار للصنف الواحد ….. وهكذا .) كل هذه الخواص لا تدعمها جداول الإكسيل لإنها ليست من تخصصها .
10- أخيراً و بشكل قاطع لا يمكن إطلاق اسم برنامج حسابات علي جداول الإكسيل فهذا ليس عملها .
ملخص ما سبق :
فمن الواضح أن الأفضل للمؤسسة التجارية لإدارة حساباتها هو إستخدام برنامج حسابات
فهو المتخصص في إدارة جميع العمليات التي تتم داخل المؤسسة وذلك يكون ” حسابياً و محاسبياً و حتى ادارياً ”
إذا كان يوفر قسم إدارة شؤون الموظفين .
ومن خلال ما سبق ذِكره يتم إستنتاج أن برنامج الحسابات لا يحتاج بالضرورة الى محاسب لإستخدامه
فيمكن للمستخدم العادي التعامل معة بسهولة .
ويُعتبر ايضاً برنامج الحسابات و بما انه يستوعب مساحات كبيرة من البيانات يسمح لك بعقد مقارنات للوضع المالي في المؤسسة علي مدار اعوام .
أخيرا برامج الحسابات تناسب المؤسسات الصغيره والمتوسطه والكبيره
فأياً كان حجم المؤسسة لا يمكن أن تستغني عن البرنامج الذي يدير الحسابات بدقة و سهولة و سرعة
مع الحفاظ علي أمان وسرية البيانات بشكل تام .
نتمني أن نكون قد أفدناكم مع كل الحب والتقدير.
مع تحيات شركة بزنس فورس أنظمة Voko ERP.
اترك تعليقاً