تعتبر عملية إدارة المخزون داخل الشركات، من الأمور المهمة التي يهتم أصحاب المؤسسات بتنفيذها بالشكل المطلوب وبشكل آمن يضمن سلامة كافة الموارد داخل المخازن، وتوجد العديد من البرامج التي تتيح إدارة المخازن بشكل احترافي، لذلك من المهم معرفتها، ومعرفة مميزات برامج إدارة المخزون.
مميزات برامج إدارة المخزون
تقوم بعض الشركات باستخدام طرق آلية في إدارة المخزون، وذلك بدلاً من عدم استخدام تلك البرامج، حيث تتوفر الطرق الآلية وبرامج ERP على العديد من الخصائص التي تسهل عملية إدارة المخزون داخل الشركات والمؤسسات المختلفة.
تتميز تلك البرامج بموجود قوائم وقواعد بيانات مرتبة ومنظمة ومنفصلة، يتم إدخال بها كافة التفاصيل الخاصة بالمخزون بشكل دوري ومستمر، كما يتم مراقبة الموجودات الفعلية والموجودات التي يتم إدخالها في برنامج محاسبة في الشركة، أو من خلال برنامج إدارة شركات تقوم إدارة المؤسسة بتثبيته داخلها.
يتم استخدام برامج إدارة المخزون من قبل الأشخاص المسؤولين عن المخازن، ولا يُسمح بأي شخص آخر أن يقوم بالتعامل مع المخازن، أو الموارد أو الصادرات والواردات، وذلك لضمان الآمن وحماية المنتجات.
تتميز برامج إدارة الشركات بوجود القوائم بشكل منظم، وتكون مقسمة ومرتبة حسب استخدامات كل منتج، كما يتم إدخال المنتجات في البرنامج بسهولة وبشكل منسق، كما يتم دمج جميع أقسام الشركة وجميع الأصناف في قاعدة بيانات كبيرة، وذلك من أجل معرفة كافة الواردات والصادرات داخل المخازن، هذا بالإضافة إلى وجود أسعار المنتجات، ويتم تحديث تلك الأسعار بشكل دوري، كما يتم المقارنة بين الموارد التي توجد في المخازن، وبين البيانات التي توجد في قاعدة البيانات في البرنامج.
أهمية برامج المحاسبة في إدارة المخزون
تعد برامج المحاسبة وأنظمة ERP من البرامج الهامة التي تقوم بإدارة المخزون بشكل سهل ومرتب، حيث يتم إصدار الفواتير الخاصة بالصادرات والواردات بشكل دوري يتيح للإدارة الاطلاع على الواردات، وذلك من أجل التأكد من توفر المنتجات والموارد التي يتم استخدامها في الشركة، وذلك لضمان تحقيق الأرباح داخل الشركة.
يتم استخدام الباركود BARCODE، في إدخال كافة البيانات الخاصة بالمخزون، حيث يوجد على تلك المنتجات رقم تسلسلي، يتم استخدام برنامج ضوئي يقوم بقراءة الرقم التسلسلي، ثم يقوم برنامج إدارة شركات ومخازن بالتعرف على المنتجات، ومعرفة مواصفاتها من حجم وشكل ولون، وكذلك يتم تحديث البيانات الخاصة بأسعارها، ثم يتم تخزين تلك الموارد بكمياتها المختلفة في قاعدة بيانات، كما يتم مقارنة الموجودات الفعلية من المخزون، مع الموجودات التي توجد في النظام الآلي، وذلك لضمان التطابق فيما بينهما، ومتابعة الصرف والإيراد في المخازن.
يتم تقسيم المخزون، وفقاً لأكثر من تصنيف، حيث توجد في الشركات عموماً مواد خام، ومواد نصف مصنعة، ومواد تامة الصنع، وتختلف الكميات التي تتوفر منها تلك المواد في كل شركة تبعاً لاختلاف طبيعة العمل في الشركة، ويتم تدوين الكميات التي تتوفر منها المواد مع الأسعار في قاعدة بيانات في برنامج محاسبة يتم تثبيته في الشركة.
فوائد برامج إدارة المخزون
من المهم استخدام برامج إدارة المخزون، حيث تتمتع تلك البرامج بالعديد من الخصائص الاحترافية التي تسهل إدارة المخزون، والاطمئنان لوجود الكميات المناسبة من الموارد في الشركة، ومن بين تلك الأنظمة نظام ERP الذي يساعد على إدارة المخزون بشكل احترافي، مع وجود قوائم منفصلة يتم من خلالها تنظيم الموارد في المخازن.
يتم تصنيف المخازن وفقاً لاختلاف أحجامها وأسعارها وأهميتها، وطبيعة توفرها، والأماكن التي يتم جلب تلك البضائع منها، حيث توضع الموارد ذات الأحجام الكبيرة في أماكن مختلفة عن الموارد ذات الأحجام الصغيرة، كذلك يجب التعامل بعناية مع الموارد الكبيرة وذلك لضمان سلامتها، ويجب توفير أماكن كبيرة ومناسبة وتوفير بيئة مناسبة للتخزين، مع وجود التهوية والإضاءة المناسبة للمنتجات، وذلك من أجل الحفاظ عليها.
من بين التصنيفات التي يتم تخزين الموارد وفقاً لها، اختلاف أسعارها، حيث توضع الموارد ذات الأسعار الكبيرة، والتي تكون من الموارد الهامة في الشركة، في أماكن مختلفة عن الموارد الأخرى، كذلك يتم تقسيم الموارد حسب أهميتها في طبيعة وآلية عمل الشركة، وكذلك يتم ضمان وجود وسائل النقل والشحن بالقرب من مقر الشركة، وذلك من أجل سهولة نقل البضائع من وإلى الشركة، ويتم التعرف على الكميات المناسبة من البضائع من خلال أنظمة ERP أو من خلال برنامج محاسبة يتم تثبيته واختياره من قبل مدراء الشركة.
كيفية إدارة المخزون
تتم إدارة المخزون باستخدام طرق مختلفة، وتختلف تلك الطرق لاختلاف الشركة، وحسب رغبة أصحاب الشركة، حيث يمكن استخدام برنامج إدارة شركات في إدارة المخزون، ويتم استخدام طرق الباركود، أو طرق تحديد الهوية عن طريق موجات الراديو والتي يُرمز لها بالرمز RFID TAGS 3، حيث يتم وضع لاصقة على المنتجات، وتلك اللاصقة تحمل كافة البيانات المتعلقة بالمنتج أو بالموارد، كذلك يوجد برنامج محاسبة ضوئي، يقوم بالتعرف على اللاصقة التي توجد على تلك الموارد، ثم يتم تظهر كافة البيانات الخاصة بالمنتج.
تعتبر طريقة استخدام موجات الراديو واستخدام الباركود من الطرق التي تقوم الشركات بتفضيلها، وذلك لأنها تقوم بتوفير كافة البيانات الخاصة بالمنتجات، وبالتالي سهولة التعامل معها من قبل الموردين وأصحاب الشركة.
وبهذا تكون قد تعرفت على مميزات برامج إدارة المخزون، وأهمية تلك البرامج في الشركات المختلة، مع كيفية إدارة المخزون في المخازن.
اترك تعليقاً