من الدفاتر الي برنامج حسابات ERP :- هناك العديد من الفروق بين النظام الدفتري وبرنامح الحسابات وهذه الفروق تجعل من برنامج حسابات ERP هو الإختيار الأمثل للشركات للوصول إلى مزيد من التطور وتحقيق أعلى أرباح، لذا سنأخذكم فى جولة من خلال هذا المقال من الدفاتر الي برنامج حسابات ERP.
من الدفاتر الي برنامج حسابات ERP
بالطبع ليس الفرق بين النظام الدفتري و برنامج حسابات ERP هو استخدام الورق في الأول و استخدام الكمبيوتر في الثاني، و في الحقيقة يوجد نقطتان هامتان توضحان هذا الفرق:
- النظام الدفتري يبدأ بكتابة كل الحركات بأنواعها في دفتر واحد (دفتر اليومية).
أما في برنامج الحسابات فيوجد شاشة مخصصة لكل نوع من الحركات (شاشة فواتير البيع – شاشة فواتير الشراء …).
- في النظام الدفتري نقوم بتفريغ اليومية بأنفسنا في دفاتر الحسابات الأخرى.
أما في برنامج الحسابات فيقوم الكمبيوتر ببناء هذه الدفاتر (التقارير) دون تدخل من المستخدم.
هل برنامج حسابات ERP يلغي النظام الدفتري؟؟
يمر المستخدم بمرحلتين في تشغيل برنامج حسابات ERP :-
- العمل ببرنامج الحسابات على التوازي مع النظام الدفتري حتى يتأكد أنه أصبح يستخدم برنامج الحسابات بشكل صحيح.
- تقليص النظام الدفتري مع الاحتفاظ بالدورة المستندية التي تعتبر مصدر الإدخالات للكمبيوتر.
ما هي الدورة المستندية؟
عمل برنامج حسابات ERP يتلخص في أنه يحفظ البيانات بشكل منظم يمكن استخراج تقارير منها لأي فترة مضت، أو البحث عن أى سجل فيها.
ومن الطبيعي أن مدخل البيانات سوف يقوم بإدخال هذه البيانات من سجلات ما موجودة بالمؤسسة، و تعتبر المرجع الإداري في المؤسسة.
فمثلاُ عند تسجيل فاتورة شراء ببرنامج الحسابات سيطلب منك رقم الفاتورة.
فاتورة الشراء الموجودة الآن بين أيدينا هي مستند قد نحتاج الرجوع إليه مستقبلا،
و بالتالي يجب إدخالها في الكمبيوتر بنفس رقمها مع الاحتفاظ بالفواتير بشكل مرتب.
أحيانا نحتاج إلى اختلاق مستندات إضافية بالمؤسسة لضمان وصول المعلومات إلي مدخل البيانات بشكل منتظم و دقيق مثل أوامر التشغيل، سندات صرف/استلام النقدية … الخ
ما هي ضمانات النجاح في تشغيل النظام الآلي ؟؟
ليس كل من حاولوا تطبيق برنامج حسابات ERP نجحوا في ذلك
ولا أظن السر يكمن في أنهم قد استخدموا برامج تعمل بصورة خاطئة، ربما يكون ذلك احتمال وارد.
لكنه احتمال ضئيل، و بظني فإن السر يكمن في أن المستخدم قد يظن أن النظام الآلي
يمكنه من التحول من حالة اللانظام إلى حالة النظام بمجرد أنه بدأ بشراء برنامج محاسبي.
إن آفة العمل بالنظام الآلي هي عدم الالتزام بالعمل بالدورة المستندية و عدم إدخال البيانات بانتظام في الكمبيوتر.
و هنا يجدر التذكرة بالحكمة التي تقول “مالا يدرك كله لا يترك كله” فأحيانا ننصح المستخدم بتقليص الدورة المستندية
حتى لو أدي ذلك بتعطيل العمل بجزء من النظام. ثم يتم تكبير الدورة تباعا على مراحل لاحقة.
هناك نقطة هامة يجب ذكرها، وهي أنه في جميع النظم المحاسبية سواء الدفترية أو الآلية
فإن المراجعة الدورية لمخرجات النظام هي جزء لا يتجزأ من عملية الإدخال.
وهنا يحدث خطأ غالبا ما يقع به الكثيرون، إذ أن النظام الآلي غالبا ما يبدأ العمل به على التوازي مع الدفتري
و بالطبع فإن هذا يكون عبء إضافي على الموظفين، و ربما ينشغلوا بإدخال البيانات في برنامج حسابات ERP بانتظام
و لا ينشغلوا باستخراج التقارير بانتظام و هنا تكون المحصلة صفر.
ما هي أقل دورة يمكن البدء بها ؟؟
إن أهم ما يميز برنامج المحاسبة هو أنه يقوم بحساب تأثير كل حركة على جميع الحسابات المرتبطة بها دون تدخل من المستخدم.
أي أنك حين تسجل دفعة تحصيل نقدية من عميل فإن حساب العميل و رصيد الصندوق سيتأثرا معا بمجرد تسجيل الحركة،
و بالتالي إذا قمنا بمطابقة رصيد الخزينة (الخزائن و البنوك) المستخرج من الكمبيوتر بالرصيد الفعلي الموجود بانتظام.
فهذا يضمن لنا أن حسابات العملاء و الموردين ستكون صحيحة بنسبة 100% باستثناء احتمال حدوث خطأ واحد و هو إدخال دفعة باسم عميل بدل من آخر.
وهذا ما سيتم اكتشافه مع أحد العميلين على الأقل و بالتالي فإننا نرى أن النظام المحاسبي يراجع نفسه.
و بالتالي فإن أقل دورة مستندية يمكن البدء بها هي التي تضمن مطابقة و مراجعة أرصدة العملاء و الموردين و حسابات النقدية.
نتمني أن نكون قد أفدناكم مع كل الحب والتقدير.
مع تحيات شركة بيزنس فورس ، أنظمة Voko ERP .
——-
اترك تعليقاً