يعتبر إدارة المشاريع في مجال المقاولات من العمليات الحيوية التي تتطلب تنسيقاً وتنظيماً دقيقاً لضمان نجاح وتنفيذ المشروع بفعالية وكفاءة. ومن أجل تحقيق هذا الهدف، أصبح استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أمراً أساسياً للشركات المقاولة.
يعد برنامج ERP للمقاولات نظاماً متكاملاً يتيح للشركات المقاولة إدارة مختلف جوانب المشروع بشكل متكامل وفعال. ومن بين العناصر الرئيسية في هذا البرنامج المهمة هي المستخلصات
ماهى مستخلصات المقاولات وانواعها:-
مستخلصات المقاولات هي تقارير أو مستندات تقدم ملخصاً تفصيلياً لأعمال المشروع وتعكس التقدم المحرز في العمل. لذلك تعد المستخلصات أداة مهمة في مجال إدارة المشاريع في صناعة المقاولات، حيث ان تساعد في تتبع التقدم والتكاليف والمدفوعات وتوفر معلومات حاسمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية.
توجد عدة أنواع من مستخلصات المقاولات، وفيما يلي بعض الأمثلة الشائعة:
1. مستخلص الكميات:
يقدم مستخلص الكميات قائمة تفصيلية للمواد والأعمال المطلوبة في المشروع، ويشمل الكميات المحسوبة والمقدرة لكل بند من بنود العمل. يستخدم هذا النوع من المستخلصات لتقدير التكاليف ومراقبة الكميات المستخدمة والمتبقية.
2. مستخلص المبالغ المستحقة:
يعكس مستخلص المبالغ المستحقة المدفوعات المستحقة للمقاول عن الأعمال التي تم تنفيذها في المشروع. لذلك يتم حساب المبالغ المستحقة استناداً إلى الكميات المنجزة وأسعار الوحدة المتفق عليها في العقد.
3. مستخلص المدفوعات:
يعكس مستخلص المدفوعات المبالغ التي تم دفعها بالفعل للمقاول. يعرض هذا المستخلص تفاصيل المدفوعات المالية والتواريخ المستحقة للدفع.
4. مستخلص التقدم:
يوفر مستخلص التقدم نظرة عامة على تقدم المشروع ومراحله المختلفة. يمكن استخدامه لتحديد نسبة الإنجاز ومقارنتها بالجدول الزمني المحدد في المشروع.
5. مستخلص المواد:
يحدد مستخلص المواد المطلوبة والموردة في المشروع. يتم تقديم تفاصيل المواد المستخدمة بما في ذلك الكميات والأسعار والموردين.
6. مستخلص الأعمال الفرعية:
يعكس مستخلص الأعمال الفرعية المنفذة بواسطة المقاولات الفرعية أو الموردين الفرعيين. يتم استخدامه لتتبع وتقدير تقدم الأعمال الفرعية والمدفوعات المستحقة لهم.
كيف يتم اعداد مستخلصات المقاولات :-
إعداد مستخلصات المقاولات يتطلب عدة خطوات وعمليات يتم تنفيذها بواسطة المقاولات لتقديم تقرير ملخص عن تقدم المشروع والمدفوعات المستحقة. فيما يلي نظرة عامة عن كيفية إعداد مستخلصات المقاولات:
1. جمع البيانات:
يبدأ إعداد المستخلصات بجمع البيانات اللازمة لتقدير التكاليف وتقدم العمل. يشمل ذلك تحليل الرسومات الفنية، والوثائق العقدية، وتقارير المراقبة، و ايضاً التسجيلات اليومية للعمل، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
2. تحديد البنود والكميات:
يتم تحديد البنود والكميات المطلوبة للمستخلصات بناءً على العقد والمعايير الفنية المعتمدة. لذك يتم تحديد الكميات المنجزة لكل بند من بنود العمل باستخدام قياسات الموقع وتقييم التقدم في التنفيذ.
3. حساب القيمة المالية:
يتم حساب القيمة المالية للأعمال المنجزة باستخدام أسعار الوحدة المتفق عليها في العقد. يتم ضرب الكميات المنجزة بأسعار الوحدة للحصول على قيمة الأعمال المنجزة.
4. تقدير التكاليف والمصروفات:
يتم تقدير التكاليف والمصروفات المستحقة للمشروع باستخدام معلومات الأعمال المنجزة وأسعار الوحدة. يتم حساب المبالغ المستحقة للمواد المستخدمة والعمالة والمعدات وأي تكاليف أخرى ذات صلة.
5. تقديم المستخلصات:
بعد حساب القيم المالية للأعمال المنجزة وتقدير التكاليف والمصروفات، يتم تقديم المستخلصات إلى الجهة المالية المعنية. يتم تقديم المستخلصات بانتظام وفقاً للجدول الزمني المحدد في العقد وسياسات الدفع المتفق عليها.
6. مراجعة وموافقة:
تتم مراجعة المستخلصات من قبل الجهة المالية المشتركة للتحقق من صحتها ومطابقتها للعقد والمعايير المعتمدة. بعد الموافقة، لذلك يتم إصدار المدفوعات المستحقة للمقاول.
يجب أن يتم إعداد المستخلصات وفقاً لمتطلبات العقد والمعايير المحددة وسياسات الشركة.
دورة عمل المستخلصات على برامج ERP للمقاولات :-
دورة عمل المستخلصات في برامج ERP (Enterprise Resource Planning) تلعب دوراً حيوياً في إدارة العمليات المالية والمشاريع في قطاع المقاولات. يمكن تصفية العمليات المتعلقة بالمستخلصات في البرامج ERP كما يلي:
1. إنشاء العقود والبنود:
تبدأ الدورة بإنشاء العقود وتعريف البنود المتعلقة بالأعمال المطلوبة. يتم تحديد التفاصيل المالية والجداول الزمنية وأي شروط أخرى ضرورية للمشروع.
2. إدارة الكميات والتقديرات:
يتم استخدام البرنامج ERP لإدارة الكميات المطلوبة وتقدير التكاليف اللازمة للأعمال. لذلك يتم تسجيل الكميات المنجزة ومقارنتها بالكميات المخططة لتحديد نسبة الإنجاز وتقدير التكاليف بشكل دقيق.
3. إعداد المستخلصات:
يستخدم البرنامج ERP لإعداد المستخلصات بناءً على البيانات المرتبطة بالعقود والكميات المنجزة. يتم حساب القيم المالية للأعمال المنجزة وتقدير المبالغ المستحقة للدفع.
4. مراجعة واعتماد:
يتم مراجعة المستخلصات المعدة في البرنامج ERP من قبل الجهة المالية المختصة والجهة المشتركة في المشروع. لذلك يتم التحقق من صحة المعلومات والتأكد من مطابقتها للشروط المحددة في العقود.
5. إصدار المدفوعات:
بعد الموافقة على المستخلصات، يتم إصدار المدفوعات المستحقة للمقاولين والموردين. لذلك يتم تسجيل المبالغ المدفوعة في البرنامج ERP وتحديث الحسابات المالية المعنية.
6. تقارير وتحليلات:
يقدم البرنامج ERP تقارير وتحليلات مفصلة عن المستخلصات والمدفوعات والتكاليف المتعلقة بالمشروع. يمكن ايضاً استخدام هذه التقارير لمراقبة الأداء المالي وتحسين إدارة المشروعات في قطاع المقاولات.
بوجود برامج ERP المتخصصة لقطاع المقاولات، يمكن تسهيل وتحسين دقة إعداد المستخلصات وتبسيط عمليات الإدارة المالية والمشاريع. تتيح هذه الأدوات الشاملة للمقاولات إدارة المستخلصات بشكل فعال وتحقيق التنسيق والتحكم اللازمين لنجاح المشاريع.
كيف يسهل نظام ERP للمقاولات فى احتساب المستخلص :-
نظام ERP (Enterprise Resource Planning) يسهل عملية احتساب المستخلصات في قطاع المقاولات من خلال توفير مجموعة من المزايا والوظائف التي تسهل وتحسن هذه العملية، يمكن توضيح كيف يسهل نظام ERP عملية احتساب المستخلصات على النحو التالي:
1. تكامل البيانات:
يعتبر نظام ERP مصدراً واحداً لتخزين وإدارة جميع البيانات المتعلقة بالمشروعات والعقود في قطاع المقاولات. يمكن تجميع المعلومات المالية والتقنية والإدارية في قاعدة بيانات واحدة، مما يسهل ويسرع الوصول إلى البيانات اللازمة لحساب المستخلصات.
2. إدارة العقود والبنود:
يوفر نظام ERP وظيفة لإدارة وتتبع العقود والبنود المتعلقة بالمشروعات. لذلك يمكن تعريف العقود وتحديد البنود ومتابعة حالة تقدم العمل والتكاليف المرتبطة بها.
3. حساب الكميات والقيم المالية:
يسهل نظام ERP حساب الكميات المنجزة وتحويلها إلى قيم مالية. يمكن تسجيل التقدم في الأعمال وتحديث الكميات المنجزة وفقاً لقواعد وأساليب القياس المحددة. لذلك يتم تطبيق أسعار الوحدة المعتمدة في النظام ERP لحساب القيم المالية للأعمال المنجزة.
4. مراقبة التكاليف والمصروفات:
يتيح نظام ERP مراقبة التكاليف والمصروفات المرتبطة بالمشروعات. لذلك يمكن تسجيل وتحديث المعلومات المالية للمواد والعمالة والمعدات وأي مصروفات أخرى ذات صلة، مما يتيح حساب تكاليف المشروع بدقة.
5. تقارير وتحليلات:
يوفر نظام ERP تقارير وتحليلات مفصلة حول المستخلصات والمدفوعات والتكاليف في قطاع المقاولات. يمكن توليد التقارير بشكل آلي وفقاً للبيانات المحفوظة في النظام، مما يسهل لذلك فهم الأداء المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
باستخدام نظام ERP في احتساب المستخلصات، يمكن للمقاولات تحسين دقة وكفاءة عملية الحساب وتقديم مستخلصات دقيقة وشفافة. يتيح هذا النظام أيضاً تحسين التنسيق والتواصل بين الأقسام المختلفينة المعنية في الشركة، مما يزيد من كفاءة إدارة المشروعات ويقلل من الأخطاء والتكاليف الزائدة.
في الختام، يمكن القول بأن نظام ERP يلعب دوراً حيوياً في تسهيل عملية احتساب المستخلصات في قطاع المقاولات. من خلال تكامل البيانات، وإدارة العقود والبنود، وحساب الكميات والقيم المالية، ومراقبة التكاليف والمصروفات، وتقارير وتحليلات دقيقة، يمكن للشركات المقاولة أن تحقق دقة وشفافية أفضل في حساب المستخلصات.
بالتالي، فإن استخدام نظام ERP في احتساب المستخلصات يعد استثماراً حكيماً للشركات المقاولة، حيث يساهم في تحسين الكفاءة والدقة وتعزيز القدرة التنافسية. إنها أداة قوية تمكن الشركات من تحقيق نجاح مستدام في قطاع المقاولات.
نتمني أن نكون قد أفدناكم مع كل الحب والتقدير.
مع تحيات شركة بزنس فورس أنظمة Voko ERP.
اترك تعليقاً